Odcinek 38. Flow Review – stała kadencja w Kanbanie

Kadencje to jeden z najczęściej wyszukiwanych tematów związanych z Metodą Kanban. To również przedmiot mitu, że skoro nie mamy Sprintów, to nie ma stałych spotkań. Wszystkiemu temu zadaje kłam, a przede wszystkim dostarcza wartości przegląd przepływu pracy, a więc Flow Review. Dowiedz się jak się do niego przygotować, kto powinien w nim uczestniczyć, ile powinno trwać i co powinno być jego efektem?

W podcaście i wpisie znajdziesz również coś o tym, co bardzo interesuje osoby pracujące wcześniej ze Scrumem. Czy Flow Review to bardziej odpowiednik Retrospektywy czy Przeglądu Sprintu?

Fakt, że możemy pracować w sposób ciągły – rozpoczynać zadania kiedy mamy przepustowość by je dostarczyć, dostarczamy, kiedy są gotowe i klient jest skłonny je przyjąć budzi pewne zagubienie u osób, które weszły w świat zwinności zaczynając od Scruma, który bardzo sztywno ustawia iteracje (Sprinty) i okala je powtarzalnymi wydarzeniami (Planowaniem i Przeglądem Sprintu). A jak to wygląda w Kanbanie?

Jest oczywistym, że Metoda Kanban, której podstawą jest ciągłe, ewolucyjne doskonalenie tego, jak pracujemy musi mieć pewne pętle zwrotne, w ramach których będziemy patrzeć na przeszłość i wyciągać z niej lekcje i pomysły na usprawnienia.

Okazją do takich usprawnień jest przegląd przepływu pracy nazywany po angielsku Flow Review. Co najważniejsze to Flow Review powinno odbywać się na tyle regularnie, by patrzeć na takie same, porównywalne przedziały czasu i pracę wykonaną w tym czasie.

Co to znaczy regularnie?

Po pierwsze powinniśmy patrzeć i wyciągać lekcje z takich samych przedziałów czasu. W zespole, który kończy i dostarcza wiele zadań w tygodniu może być to przedział właśnie tygodnia. W zespole, który obecnie pracuje w 2-tygodniowych Sprintach pewnie warto zacząć właśnie od takiej kadencji. Zespół, który dostarcza jedynie kilka, ale za to dużych i czasochłonnych elementów – może odpowiednia będzie kadencja miesiąca. Pamiętajmy, że refleksja nad tym samym przedziałem czasu np. okresów od poniedziałku do kolejnego piątku nie oznacza, że musimy zawsze i bezwzględnie spotykać się co 14 dni kalendarzowych. Może odstępstwo i spotkanie 15 dnia od startu kadencji będzie OK? Liczy się stałość obserwowanych okresów.

Co powinno być wkładem w takie spotkanie?

Zarówno dane procesowe, ale też feedback uczestników i klienta, jeśli już taki mamy. Chcemy zrozumieć nie tylko przepływ ilościowy (ile zadań typów Z i X dostarczamy przewidywalnie co 2 tygodnie), ale też jakościowy, a więc ile z nich dostarczamy zgodnie z oczekiwaną jakością pierwotną i nie potrzebne są poprawki czy przeróbki. Patrząc na dane statystycznie chcemy zrozumieć, co stanowi przyczyny podstawowe czasów realizacji dłuższych niż przewidywane, standardowe (nie średnie!) czy komunikowane klientom. Tu pomocne będą wykresy histogramu i przebiegu czasów realizacji (lead time histogram oraz lead time scatterplot) oraz wykres tempa dostarczania (delivery rate, throughput bar chart) a także informacje o wieku pracy w toku (WIP age chart).

Skupiamy się na elementach pracy rozpoznawalnych przez klienta, a więc całych funkcjonalnościach, zleceniach, historyjkach użytkownikach, czy projektach, a nie składającej się na nie drobnicy, szczególnie pod kątem przerodzenia się dyskusji w targ próżności: patrzcie, ile i jak szybko dostarczaliśmy sub-taski.

Naturalnym jest, że chcąc budować przewidywalność interesują nas te elementy, które „mocno rozjechały się” z przewidywaniami, tzw. outliers i jeśli trzeba, to pochylamy się nad zrozumieniem, która z części składowych zdeterminowała czas realizacji całości itp.

Pamiętajmy również, że warto spojrzeć na to, co jest w systemie, bowiem patrząc tylko na nieliczne, ukończone szybko zadania możemy być ślepi na procesowane właśnie elementy pracy, choć temu powinno zapobiegać również sprawne, skupione na przepływie daily.

Kto się bawi we Flow Review?

Jeśli dotyczy to pojedynczego zespołu, to na pewno jego członkowie, osoba lub grupa zamawiająca pracę. W przypadku Flow Review dla kilku zespółów grono może to zostać zredukowane, jeśli analiza odbywa się na poziomie zespołu i ktoś może ów zespół reprezentować.

Flow Review czyli Przegląd Przepływu

Czy musi być tu klient?

Obecność klienta i przyjmowanie jego perspektywy na pewno jest pomocne i porządane, ale patrząc na dojrzałość organizacji widzimy, że często w niektórych zespołach nie ma na to przestrzeni i gotowości na początku. Stąd ewolucyjnie wyróżniamy Flow Review oraz Service Delivery Review, gdzie to drugie włącza już klienta. Nie wszystko na raz 🙂

Ile powinno trwać Flow Review? Praktyka pokazuje, że jeśli omawiamy istotne dla klienta jednostki wartości to możliwe jest zrealizowanie takiego spotkania w przedziale 30 do 60 minut.

Jaka z tego wartość?

Dyskusja o przepływie pracy nie ma być spowiedzią, partyjną samokrytyką czy samobiczowaniem się. Robimy to w celu identyfikacji usprawnień, obserwacji trendów, które warto zakomunikować interesariuszom, by budować zaufanie i przewidywalność dostaw.

Bardziej jak Retro, czy bardziej jak Review?

Przy okazji szkoleń i konsultacji często padają pytania o podobieństwo, czy zmapowanie Przeglądu Przepływu do elementów Scruma w postaci Retrospektywy jak i Przeglądu Sprintu. Flow Review nie jest dokładnym odpowiednikiem żadnego z nich. Z pewnością ma dużo wspólnego ze Sprint Review, ale pamiętajmy że Kanban nie nakazuje nam posiadania celu Sprintu czy danej kadencji. Może być ich kilka określonych na przykład przez wprowadzenie WIP limitu na historie, zlecenia, błędy czy Epiki. Zespół może też pracować przy rozwoju więcej niż jednego produktu, co jest zabezpieczone odpowiednimi politykami zaciągania (pull policies). Nie jest to również miejsce na demonstracje samych dowiezionych elementów, bo to najpewniej odbyło się już dla każdego elementu wcześniej.

Z drugiej strony jest tu miejsce na dyskusje o usprawnieniach przepływu realizowanych przez zespół, a więc coś co mogłoby pasować do formuły Retrospektywy. W zasadzie przebieg i formuła Flow Review mogą być inspiracją dla zespołów Scrumowych na oba ich „eventy”.

Gdzie szukać więcej o kadencjach?

Jeszcze więcej?

Chcesz otrzymać więcej praktycznej wiedzy? Dołącz do newslettera! Otrzymasz: porady z serii „Lepsze daily”, archiwum podcastu, czyli: co było, gdy Ciebie tu nie było 😉 i inne niespodzianki.

Uważasz, że podcast niesie wartościową wiedzę i chciałbyś przyłożyć rękę do jego dalszego rozwoju? Zostań Patronem/Patronką! Dzięki niecałej „dyszce na kawę” pomagasz mi pokryć koszty tworzenia tego podcastu, a co ważniejsze – dajesz wyraz uznania dla mojej pracy :-D.

Chcesz lepiej poznać Metodę Kanban? Zajrzyj na szkolenia!

Spodobało się? Podziel się!

Jeśli ten wpis oraz odcinek Ci się spodobały, przyniosły wartość – podziel się nim. Wyślij go znajomemu, wrzuć na firmowego Slacka czy Teamsy. Uwierz mi, jest jeszcze masa ludzi, która nie wie tego co Ty!

Pomóż innym, podziel się!


Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *