Odcinek 84. Ogarnij pracę z Kanbanem!
Czy Twój dzień pracy to ciągłe przeskakiwanie między mailem, Teams’ami, Excelem i innymi narzędziami? Czy czasem masz wrażenie, że jesteś ciągle zajęty, ale niewiele kończysz? Nie jesteś sam. Wiele organizacji dostarcza świetne produkty i usługi, ale robi to olbrzymim (niepotrzebnym!) wysiłkiem – gubiąc się w komunikacji i poszukiwaniu informacji.
Jeśli czujesz, że styl zarządzania pracą w Twoim otoczeniu bardzo pasuje do tego, co Michael Scott z serialu „The Office” podsumował w stwierdzeniu „Somehow I manage”, to może przyda Ci się to, co przygotowałem poniżej.
5 prostych kroków do efektywniejszego zarządzania zadaniami:
1. Sam(a) lub jako zespół? Zobacz pracę w jednym miejscu
Koniec z żonglowaniem między dziesiątkami narzędzi. Rozproszona informacja to niepotrzebny wysiłek.
Teams, mail, tablica, Excel, system ticketów… Jeśli Twoja praca jest rozrzucona po wszystkich tych miejscach, tracisz energię nie na pracę, ale na jej szukanie.
Co zrobić? Znajdź jedno narzędzie, które będzie Waszym wspólnym źródłem prawdy. Może to być Planner w Teams, może być inna tablica – ważne, żeby wszyscy wiedzieli, gdzie szukać informacji o zadaniach. Idealne narzędzie to takie, w którym możesz:
- przesuwać zadania góra-dół (zmiana priorytetów),
- przesuwać zadania w poziomie (pokazując, na jakim etapie są w procesie).
Papierowe listy? Ograniczają Cię. Gdy chcesz zmienić kolejność, musisz kreślić i dodawać strzałki… To szybko przestaje działać.
2. Skup(cie) się na kończeniu
„Stop starting, start finishing” – to kanbanowa mantra, która zmieni Twoje podejście do pracy.
Łatwo jest być zajętym. Trudniej jest mieć coś ukończone. Ciągłe mówienie „prawie gotowe” zabiera czas i energię, a przede wszystkim – zabiera poczucie osiągnięcia, ten dopaminowy strzał, który motywuje do dalszej pracy.
Najlepsze pytanie na każdy dzień: Co jest teraz najlepszą rzeczą, którą mogę zrobić ze swoim czasem?
Odpowiedź często brzmi: skończyć coś, co już jest rozgrzebane. To daje ogromną ulgę – zarówno pojedynczym osobom, jak i całym zespołom.
3. Wybierz(cie) właściwe zadania
Nie wszystko, co pilne, jest naprawdę pilne.
Jeśli wszystko ma deadline, ale wiele rzeczy kończy się po tym terminie – znaczy to, że te deadline’y nie były prawdziwe.
Jak wybierać zadania?
- Istotnie pilne – te, które naprawdę nie mogą czekać.
- O określonej, realnej oczekiwanej dacie – nie nadawaj wszystkiemu twardych terminów, to nie działa.
- Dokończenie czegoś większego, co stanowi wartość – dokończ coś, co odblokuje innych.
- Najstarsze oczekujące – sprawdź, czy tam nie czai się coś zapomnianego.
Często boimy się zapytać: „Skoro to jest teraz najważniejsze, to co przestaje być pilne?” – ale to pytanie jest kluczowe.
4. Ustalcie jasne, wspólne zasady
Czy Ty, Twój zespół, ale i Ci którzy zlecają pracę wiecie:
- Co bierzemy jako następne?
- Co to znaczy, że coś jest gotowe do rozpoczęcia?
- Co to znaczy, że zadanie jest zablokowane?
To ostatnie jest szczególnie ważne. Zablokowane zadanie to nie to, od którego się przełączyłeś, bo wolałeś zrobić coś innego. Zablokowane to zadanie, które chciałbyś robić, ale nie możesz – bo brakuje Ci informacji, zasobów, decyzji.
Komunikujcie to jasno. Jeśli ktoś wrzuca zadanie „do przedpokoju”, ale wiadomo, że i tak nie będzie nad nim pracy – powiedzcie to wprost.
5. Przeglądaj tablicę od prawej do lewej
Zacznij od tego, co jest najbliższe ukończenia.
To odwrócenie naturalnego instynktu – większość ludzi najpierw patrzy na to, co nowe. Ale patrzenie na nowe zadania to nie dopamina, to kortyzol – hormon stresu. „Jest tego więcej, więcej, więcej, muszę to wszystko zacząć!”
Niekoniecznie.
Gdy zaczniesz od patrzenia na to, co nowe, na spotkaniach zabraknie czasu na rozmowę o tym, co skończyć – wszyscy będą sparaliżowani liczbą nowych zadań.
Dobrze, że jest nowa praca. Niekoniecznie dobrze jest reagować na nią w pierwszej kolejności.
Pobierz sobie PDF i działaj!
Do tego wpisu dołączam prostą grafikę „Ogarnij pracę z Kanbanem” – możesz ją wydrukować, powiesić przy biurku lub dać komuś jako inspirację. Te pięć punktów to fundament efektywnej pracy. Na początku nie potrzebujesz skomplikowanych systemów ani dziesiątek narzędzi. Potrzebujesz jasności, skupienia i dobrych nawyków.
Jeśli pomogło, przydało się, wywołało dobrą dyskusję koniecznie daj znać!
Radek Orszewski – Kanban przy kawie