Odcinek 78. Pułapki, czyli na co uważać wdrażając i stosując Kanban?
Kanban to potężne narzędzie do zarządzania przepływem pracy, ale jak każda metoda zarządzania, może kryć pewne pułapki. W najnowszym odcinku podcastu „Kanban przy kawie” dzielę się cennymi spostrzeżeniami na temat najczęstszych błędów, które możemy popełnić zarówno przy wdrażaniu, jak i stosowaniu metody Kanban. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Spis treści:
Pułapki przy wdrażaniu Kanbanu
Samodzielne projektowanie systemu bez udziału zespołu
Jednym z najczęstszych błędów jest próba samodzielnego zaprojektowania systemu Kanban bez zaangażowania osób, które będą go używać. Taka „kanbanizacja” procesu przez jedną osobę prowadzi do nieadekwatnego odzwierciedlenia rzeczywistego procesu, ponieważ każdy z nas ma ograniczoną wiedzę i własną, subiektywną perspektywę.
Rozwiązanie jest proste: zaangażuj wszystkich zainteresowanych w proces projektowania systemu. Metoda static (kolektywne projektowanie) pozwala uwzględnić perspektywy zarówno użytkowników, jak i interesariuszy.
Dążenie do idealnego systemu za pierwszym razem
Kanban to podejście ewolucyjne, a mimo to często próbujemy zaprojektować idealne rozwiązanie od razu. Chcemy dodać wszystkie możliwe praktyki, limity pracy w toku i zasady, zapominając, że zespół potrzebuje czasu na przyswojenie zmian i budowanie nowych nawyków.
Alternatywa? Zacznij od wizualizacji obecnego procesu i stopniowo wprowadzaj kolejne elementy. Pamiętaj, że pierwsza wersja nie musi być idealna – ma być, przede wszystkim, pomocna.
Nierealistyczne odzwierciedlenie procesu
Czasami unikamy realistycznego odzwierciedlenia procesu, bo wydaje się bardzo skomplikowany lub wymaga zbyt wielu kolumn. Tworzymy uproszczony model, który nie oddaje rzeczywistości, a przez to – nie jest pomocny.
Jaki jest na to sposób? Znajdź złoty środek między szczegółowością a przejrzystością. Możesz przenieść niektóre aktywności na karty lub checklisty, zamiast tworzyć dodatkowe kolumny, ale zadbaj o to, by proces był realistycznie odzwierciedlony.
Niedopasowanie do możliwości narzędzi
Czasami projektujemy koncepcyjnie system, nie sprawdzając, czy wybrane narzędzie (jak JIRA czy Azure DevOps) obsługuje wszystkie funkcje, których potrzebujemy.
Jak temu zapobiec? Zapoznaj się z możliwościami narzędzia przed projektowaniem systemu i upewnij się, że masz wsparcie administratora, jeśli będziesz potrzebować modyfikacji.
Pułapki przy stosowaniu Kanban
Brak dyscypliny w korzystaniu z systemu
Po wdrożeniu Kanbanu często pojawia się problem z niekonsekwentnym korzystaniem z tablicy – aktualizowaniem statusów zadań, wizualizacją blokerów, dodawaniem komentarzy.
Jak temu zapobiec? Wprowadź regularne spotkania zespołu przy tablicy (Team Kanban Meeting), podczas których będziecie sprawdzać, czy wszyscy zaktualizowali tablicę. Wyznacz osobę odpowiedzialną za moderowanie spotkań i pilnowanie dyscypliny.
Statyczne limity pracy w toku
Często ustalamy limity pracy w toku na początku i nigdy ich nie zmieniamy, nawet gdy okoliczności się zmieniają (np. część zespołu jest na urlopie).
Rozwiązanie? Traktuj limity pracy w toku jako narzędzie, które powinno się dostosowywać do aktualnej sytuacji. Zmieniaj je zarówno w odpowiedzi na krótkoterminowe wydarzenia (urlopy, choroby), jak i długoterminowe trendy.
Brak ewolucji systemu Kanban
Niebezpiecznym sygnałem jest sytuacja, gdy system Kanban nie zmienia się przez dłuższy czas. Oznacza to, że nie dostosowujemy go do zmieniających się potrzeb i warunków.
Jak temu zapobiec? Regularnie przeglądaj i aktualizuj system podczas spotkań flow review lub retrospektyw. To także dobra okazja do wdrożenia nowych członków zespołu.
Niewykorzystywanie metryk
Kanban generuje wiele cennych danych (czas realizacji, tempo dostarczania, liczba blokerów), ale często ich nie wykorzystujemy.
Wykorzystuj metryki do nawigowania pracą w systemie, odpowiadania na pytania biznesu i zarządzania oczekiwaniami interesariuszy. Dane powinny służyć do ciągłego doskonalenia procesu, a nie do szukania winnych.
Podsumowanie
Kanban to coś więcej niż tylko tablica z trzema kolumnami. To kompleksowa metoda zarządzania przepływem pracy, która wymaga świadomego podejścia zarówno na etapie wdrażania, jak i codziennego stosowania. Unikając opisanych pułapek, możemy w pełni wykorzystać potencjał Kanbanu i uczynić naszą pracę bardziej przewidywalną, efektywną i satysfakcjonującą.
👉 A Ty, czy zetknąłeś się z którąś z tych pułapek?
👉 Może masz własne doświadczenia, którymi chciałbyś się podzielić?
👉 Daj znać w komentarzu!