74. Jak pracować z Upstreamem?

W świecie zarządzania procesami coraz większą popularność zdobywa metoda Kanban, szczególnie w kontekście upstream, czyli wczesnej fazy wizualizacji pracy. W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego warto stosować Upstream Kanban, jakie znaczenie ma spotkanie Service Request Review oraz jak efektywnie zarządzać opcjami, zanim praca przejdzie do fazy dostarczania.

Spis treści:

1. Czym jest Upstream Kanban?
2. Mit o braku spotkań w Kanbanie
3. Jak często organizować SRR?
4. Dobre praktyki w Upstreamie
5. Upstream jako fundament efektywności
6. Podsumowanie

Czym jest Upstream Kanban?

Upstream Kanban to praktyka wizualizacji pracy jeszcze przed podjęciem decyzji o jej realizacji. To przestrzeń, w której gromadzimy zapytania, analizujemy opcje i podejmujemy decyzje o tym, co faktycznie zostanie wdrożone. Dzięki Upstream Kanban możemy:

• unikać przeciążenia zespołów,
• lepiej planować zasoby,
• efektywnie zarządzać priorytetami.

Mit o braku spotkań w Kanbanie

Jednym z popularnych mitów jest przekonanie, że Kanban całkowicie eliminuje potrzebę spotkań zespołu. W rzeczywistości dobrze zaplanowane spotkania mają zasadnicze znaczenie zarówno w Downstream (dostarczaniu), jak i Upstream (planowaniu). W kontekście Upstreamu szczególną rolę odgrywa Service Request Review (SRR), czyli spotkanie dedykowane przeglądowi nowych zapytań i zleceń w procesie upstream.

Jak wygląda SRR?

Podczas spotkania SRR zespół skupia się na:

1. Przeglądzie nowych elementów na tablicy – identyfikacja zapytań, które wymagają uwagi.
2. Klasyfikacji elementów – przypisanie zapytań do odpowiednich klas usług, np. z twardymi datami.
3. Podejmowaniu decyzji – określenie, które zapytania zostaną zaakceptowane, odrzucone lub przekazane do dalszej analizy.
4. Analizie przepływu – ocena szybkości postępu pracy w upstreamie i identyfikacja potencjalnych blokad.

Jak często organizować SRR?

Częstotliwość SRR zależy od specyfiki zespołu i ilości nowych zapytań. Może to być:

• Codzienna rutyna – w dynamicznym środowisku, gdzie zapytań jest dużo.
• Tygodniowe spotkanie – gdy proces upstreamowy jest mniej intensywny.

Bardzo ważne jest ustalenie jasnych polityk, kto i jak często przegląda zapytania oraz podejmuje decyzje.

Dobre praktyki w Upstreamie

1. Wprowadź limity WIP (pracy w toku) – ogranicz liczbę elementów na różnych etapach upstreamu, aby uniknąć przeciążenia.
2. Monitoruj discard rate – obserwuj, ile zapytań jest odrzucanych – to pomoże znaleźć balans między przepływem a zasobami.
3. Zarządzaj oczekiwaniami interesariuszy – wyjaśniaj, że przyjęcie zapytania nie oznacza natychmiastowego rozpoczęcia pracy nad nim.
4. Ustal SLA dla odpowiedzi – określ maksymalny czas na odpowiedź klientowi – zarówno pozytywną, jak i negatywną.

Upstream jako fundament efektywności

Upstream Kanban pozwala zespołom skutecznie zarządzać opcjami, zanim zobowiążą się do ich realizacji. To kluczowe, szczególnie gdy zespół działa w środowisku Scrumowym, gdzie upstream wspiera pracę sprintów.

Podsumowanie

Upstream Kanban i Service Request Review to narzędzia, które pomagają w lepszym planowaniu i zarządzaniu pracą. Dzięki regularnym przeglądom, jasnym politykom i monitorowaniu metryk zespoły mogą działać bardziej efektywnie i dostarczać wartość interesariuszom.

A jak wygląda Twoja tablica Usptream Kanban? Czy wymaga uporządkowania i wprowadzenia spotkań Service Request Review?

Pomóż innym, podziel się!