Odcinek 73. Kanban w skali – NASK
W najnowszym odcinku podcastu „Kanban przy kawie” moim gościem jest Marcin Grabarczyk, dyrektor Pionu Transferu Technologii i Rozwoju Biznesu w NASK. Jego historia wdrożenia Kanbanu w złożonej strukturze państwowej instytucji badawczej pokazuje, jak ważna jest cierpliwość i podejście ewolucyjne w transformacji organizacyjnej.
NASK – złożona organizacja o wielu twarzach
Możecie słusznie kojarzyć NASK jako Naukową i Akademicką Sieć Komputerową z początkami internetu w Polsce, ale dziś to dużo więcej niż wynika z jej historycznej nazwy. To grupa kilku instytucji zatrudniająca ponad 1300 osób, realizująca szereg kluczowych zadań takich jak:
- prowadzenie państwowego instytutu badawczego,
- zarządzanie CSIRT (Computer Security Incident Response Team) poziomu krajowego,
- operowanie Ogólnopolską Siecią Edukacyjną,
- prowadzenie Krajowego Rejestru Domen (.pl),
- rozwój systemu EZD dla administracji publicznej,
- certyfikacja i wiele innych działań.
Wyzwania początkowe
Pion kierowany przez Marcina, liczący około 70 osób, borykał się z typowymi problemami dużych organizacji:
- brak transparentności w realizacji zadań,
- niewielka powtarzalność procesów,
- niejasność ról i odpowiedzialności,
- różnorodność realizowanych projektów i usług.
Marcin zdecydował się wykorzystać wiedzę, jaką uzyskał realizując ścieżkę szkoleń prowadzących do tytułu Kanban Coaching Professional do tego, by ewolucyjnie wprowadzać zmiany w organizacji pracy w NASK.
Pierwsze podejście
Początkowe podejście skupiło się na przeprowadzeniu podejścia STATIK z kierownikami działów. Szybko okazało się, że – jak na duże organizacje przystało – to, jak pracują zespoły, nie jest wcale takie oczywiste. Wiele osób miało własne wizje procesów, a dla różnych klientów stosowano różne warianty tych samych procesów. Osiągnięcie konsensusu zajęło kilka miesięcy i nie przyniosło oczekiwanych rezultatów.
Od września 2023 do kwietnia 2024 próbowano podejścia, gdzie każdy dział miał własną tablicę Kanban. To rozwiązanie ujawniło problemy:
- trudności w śledzeniu pracy przechodzącej między zespołami,
- gubienie informacji na styku procesów.
Drugie podejście – proces w centrum
Od czerwca 2024 wdrożono nowe podejście skupione na procesach, zamiast na strukturze organizacyjnej:
- każda tablica odpowiada konkretnemu procesowi (np. sprzedaż, realizacja),
- pracownicy z różnych działów kontrybuują do wspólnych procesów,
- większy nacisk na zrozumienie roli każdej osoby w procesie.
W czym to zrobić?
NASK zdecydował się na wykorzystanie YouTrack jako narzędzia do zarządzania pracą, głównie ze względu na:
- możliwość instalacji on-premise,
- wysoką konfigurowalność,
- niższy koszt w porównaniu do alternatyw,
- możliwość rozszerzania funkcjonalności poprzez własny kod JavaScript.
Jeszcze wiele przed nimi!
Marcin podsumował kilka swoich spostrzeżeń:
- Cierpliwość jest kluczowa – transformacja zajmuje więcej czasu niż się wydaje.
- Warto zacząć od Business Impact Analysis (BIA) przed przeprowadzeniem warsztatu STATIK.
- Należy dzielić zmiany na mniejsze, zarządzalne części.
- Nie wszystkie zespoły muszą stosować identyczne praktyki – niektóre obszary wymagają częstszych aktualizacji tablic, inne rzadszych.
- Warto zaangażować kierownictwo w proces zmian – sam dyrektor pionu aktywnie uczestniczy w konfigurowaniu narzędzi i tworzeniu polityk.
Organizacja wciąż widzi obszary do rozwoju w obszarach takich jak:
- wprowadzenie limitów pracy w toku (WIP),
- rozwój praktyk upstream/downstream Kanban,
- ocena dojrzałości poprzez Kanban Maturity Model.
Historia wdrożenia Kanbanu w NASK pokazuje, że nawet w dużych, złożonych organizacjach państwowych możliwe jest skuteczne wprowadzanie zwinnych metod zarządzania. Kluczem jest podejście ewolucyjne, cierpliwość i gotowość do adaptacji metody do specyficznych potrzeb organizacji.
Wielkie dzięki dla Marcina za podzielenia się tą historią, bez jej lukrowania i przyznania, że pierwsze podejście, choć wydawało się słuszne zostało „zderzone” z rzeczywistością, a dzięki adaptacji do niej udało się osiągnąć pierwsze sukcesy i poszukiwać dalszych zmian drogą ewolucji.