Odcinek 71. Kanban w dziale Communication, czyli komunikacji wewnętrznej
Czy specjaliści od komunikacji mogą ulepszyć swoją komunikację dzięki wdrożeniu elementów Metody Kanban? Okazuje się, że tak, bo na co dzień muszą sobie radzić z takimi samymi wyzwaniami, jakie znają inne zespoły. Zapraszam do historii, w której Ania opowie o tym, jak Kanban pomógł w dziale Communication organizacji IT w Vattenfall.
Dziś zanurkujemy w poszukiwaniu historii związanej z Kanbanem do duuużej organizacji. Mowa o Grupie Vattenfall, która jest jednym z największych producentów i sprzedawców energii elektrycznej i ciepła w Europie. Głównymi rynkami Vattenfall są Szwecja, Niemcy, Holandia, Dania i Wielka Brytania. Grupa zatrudnia około 19 000 pracowników a jej główna spółka-matka, Vattenfall AB, jest w 100% własnością szwedzkiego państwa.
Wyzwania w pracy zespołu komunikacji
Mimo że zespół istnieje od wielu lat, to duża grupa osób (szczególnie nowych w zespole) miała trudności ze zrozumieniem, jakich procesów i narzędzi używa się do realizacji zadań, co prowadziło do dezorientacji czy dłuższych czasów realizacji. To, że jesteśmy zespołem, jeszcze nie oznacza, że wszyscy tak samo rozumiemy zasady pracy.
Zespół komunikacji w dużej organizacji boryka się z podobnymi wyzwaniami, jakie pojawiają się u wielu innych grup i zespołów:
- niepełne zadowolenie klientów i odbiorców ich pracy, mimo dużego nakładu sił i dostarczania elementów pracy o wysokiej jakości (bo jakość to nie zawsze dopasowanie do potrzeb :)),
- zmiany w zespole, które wymagają uwspólnienia zasad pracy (w którym zespole nie ma zmian?),
- sygnały z zewnątrz dotyczące tego, czy reszta organizacji (poza obrębem zespołu) wie i rozumie, czym się zajmujemy.
Wychodząc od tych „przyczyn niezadowolenia”, za sprawą rady doświadczonego w temacie zwinności kolegi z działu wytwarzania produktu, padła sugestia zastosowania Kanbanu. Jak poszło? Posłuchajcie sami!
Pierwsze doświadczenia
Ania postanowiła spróbować Kanbanu, który został jej polecony przez kolegę z działu IT. I znów nie jest zaskoczeniem, że początkowo zespół podchodził sceptycznie do nowej metodyki pracy, zwłaszcza że wcześniejsze próby uporządkowania pracy przy pomocy prostych narzędzi nie przyniosły oczekiwanych rezultatów. Jednak po wprowadzeniu tablicy Kanban i zdefiniowaniu zadań w bardziej precyzyjny sposób, zespół szybko dostrzegł korzyści i miał ochotę na więcej w postaci usystematyzowanego warsztatu.
Pierwszymi krokami okazało się dokładne definiowanie zadań, elementów jakie dostarczamy – czasami bardzo złożonych oraz lepsze planowanie pracy. Dzięki Kanbanowi, zespół zyskał lepszy wgląd w to, ile zadań realizują równocześnie, co pozwoliło im bardziej realistycznie oceniać swoje możliwości. Zaczęli także wdrażać praktykę „Definition of Readiness”, czyli dokładne określenie, co jest potrzebne, zanim rozpocznie się praca nad zadaniem, oraz „Definition of Done”, czyli kiedy zadanie jest rzeczywiście zakończone. W przypadku komunikacji, która często obejmuje tworzenie treści, publikację oraz późniejszą promocję, te praktyki pozwoliły na znaczną poprawę jakości pracy oraz satysfakcji klientów wewnętrznych.
Efekty implementacji Kanbanu w organizacji
W efekcie, zespół Ani nie tylko zaczął lepiej organizować swoją pracę, ale również usprawnił komunikację z klientami, co prowadzi do większej przejrzystości i szybszego dostarczania rezultatów. Kanban pomógł im nie tylko w lepszym zarządzaniu zadaniami, ale również w budowaniu silniejszego zespołu, który efektywnie współpracuje i dostarcza wartość na każdym etapie pracy. Wszystko to udało się z wykorzystaniem stosunkowo prostego, najłatwiej dostępnego narzędzia, jakim jest Planner w ramach platformy Office 365.
Ta historia to kolejny przykład „Kanbanu w Twojej branży”, który pokazuje, że praktyki Kanbanu mogą być zastosowane nie tylko w typowych projektach IT, ale także w innych obszarach, takich jak komunikacja wewnętrzna, gdzie liczy się efektywne zarządzanie zadaniami i jakość dostarczanych treści.
Może w Twojej organizacji to Ty podpowiesz swojemu zespołowi komunikacji, by spróbował podejścia Kanbanu?
Dziękuję pięknie Ani i całemu zespołowi za to, że podzielili się tą historią. Słyszałem, że to nie koniec zarówno ich przygody z Kanbanem, jak i komunikacji ich przygody. Stay tuned! 🙂