Odcinek 60. Czy zadania powinny być podobne?
Jednym z częstych mitów związanych z Kanbanem jest to, że zadania powinny być podzielone na takie o podobnej „wielkości”. Spróbujmy rozprawić się z tym intuicyjnym, ale wcale niepomocnym nieporozumieniem.
W sumie, mógłbym sprowadzić ten podcast do krótkiej odpowiedzi „nie”, ale oczywiście zasługuje to na trochę więcej zastanowienia i zrozumienia, dlaczego tak się dzieje. Skąd bierze się ten mit?
Nie ufaj swoim oczom
Zacznę trochę ironicznie. Pierwszą z praktyk, którą sugerujemy w Metodzie Kanban, jest wizualizacja pracy. To pewnie już wiecie i nie jedną tablicę widzieliście. Być może popadamy w pułapkę postrzegania zadań jako podobne, ponieważ na wielu tablicach wydają się być „karteczkami” podobnej wielkości. Wiemy jednak, że złożoność tego, czego wymagają od nas klienci jest bardzo często różna, a tym samym nawet, jeśli na tablicy mamy dwie takiego samego rozmiaru karteczki, mogą stać za nimi zadania o różnej złożoności, czasochłonności czy nawet wewnętrznej strukturze podzadań. Tu pojawia się intuicyjny, ale wcale niepomocny mit polegający na tym, iż próbujemy wielkość karteczek przełożyć na złożoność czy czasochłonność zadań.
Dlaczego jest to mit?
Należy na wstępie powiedzieć, że rzeczywistość i wymagania klientów bardzo często nic nie robią sobie z wielkości karteczek, jakie mamy do dyspozycji na naszej tablicy. Co do zasady powinniśmy dzielić te życzenia czy zapotrzebowanie klienta na mniejsze elementy, które jesteśmy w stanie szybciej dostarczyć lub/i z których jesteśmy się w stanie czegoś nauczyć. Wiemy też, że jeśli skupiamy się na wartości postrzeganej przez klienta, to może ona wynikać dopiero z ukończenia jakiegoś większego pakietu pracy. Idąc tym tropem, dochodzimy do wniosku, że do naszego systemu Kanban będziemy wprowadzać zadania o różnej „wielkości”. Czy to coś złego? Absolutnie nie. Jeśli zrozumiemy naturę pracy intelektualnej, w której czas trwania pracy wynika z priorytetu lub nadanej zadaniu klasy usług, to zrozumiemy, że zadanie potencjalnie „małe” może potrwać długo dłużej niż zadanie, które będzie bardzo innowacyjne, złożone, ale będzie zadaniem pilnym, nad którym skupimy się w kilka osób.
Mierz zamiast zgadywać
Warto dodać, że mitem jest nie tylko to, że zadania powinny być takiej samej lub podobnej wielkości, ale również to, że stracimy pewnego rodzaju przewidywalność systemu, jeśli te zadania będą się od siebie różniły. To, że będą się różniły, to jak powiedzieliśmy właściwie pewna cecha naszej rzeczywistości. A z drugiej strony, jeśli pochylimy się nad metrykami przepływu i zrozumiemy, co wpływa na czas realizacji lub ilość dostarczonych zadań, to być może skupimy się na podawaniu pewnych prognoz opartych właśnie o priorytety lub klasy usług zamiast próbować na siłę podzielić pracę na zadania podobnej wielkości lub odgadnąć ich czas realizacji na podstawie deklarowanej na wejściu złożoności i czasochłonności.
A jak jest u Ciebie?
Jestem ciekaw Twoich spostrzeżeń, co w Twojej organizacji najmocniej determinuje czas realizacji? Jak bardzo różne potrafią być u Ciebie zadania oraz co za tym idzie, jak poradziłeś(-aś) sobie z mitami związanymi właśnie z wielkością zadań, a tym samym budowaniem przewidywalności ich dostarczania?