Odcinek 57. Jak pracować z ustalonymi z góry datami?

Praca z datami, które ustalone są z góry dla wielu osób wydaje się stać w opozycji do zwinności. To jednak mit, bo pamiętajmy, że stojąca za zwinnością elastyczność nie oznacza, iż żadne wydarzenie czy zmiana nie mogą być z góry zakotwiczone w czasie. O tym skąd biorą się ustalone z góry daty, jak do nich podchodzić i jak Metoda Kanban sugeruje sobie z nimi radzić dowiecie się z odcinka 57. podcastu oraz poniższego, towarzyszącego mu tekstu.

Skąd się biorą ustalone z góry daty?

Jak wspomniałem w leadzie w prowadzącym do tego wpisu, praca z datami ustalonymi z góry wydaje się dla wielu osób i organizacji stać w opozycji do zwinności. To jednak jeden z mitów, które sugerują, że praca zwinna oznacza podejście, że coś „będzie, na kiedy będzie”. W tym odcinku podcastu oraz wpisie postaram się rozwiać kilka mitów i przedstawić praktyczne alternatywy do takiego anty-zwinnego sposobu myślenia.

Zacznijmy od tego, skąd w naszej pracy pojawiają się daty ustalane z góry. Pierwszym punktem są daty, które nanoszone są na organizacje całkowicie z zewnątrz. Do takich dat należą wydarzenia chociażby w kalendarzu takie jak święta czy okresy, w których istnieją pewne wydarzenia, na które chcielibyśmy z naszym produktem czy biznesem być gotowi. Przykładami mogą być promocje związane ze świętami, Nowym Rokiem, Walentynkami czy okresem wakacyjnym. Niezależnie od tego, jakbyśmy sobie życzyli, nie jesteśmy w stanie przysunąć zwykle takich dat, które są wspólne dla rynku i zupełnie niezależne od nas.

Drugim źródłem takich dat ustalanych z góry są wszelkiego rodzaju ciała regulacyjne, urzędy czy rządy, które wymagają od nas, by pozostać w biznesie w zgodności z nowymi wytycznymi czy ustaleniami, a te zwykle właśnie zakotwiczone są w kalendarzu wokół konkretnej daty. Tego typu regulacje na pewno nie są obce tym z Was, którzy pracują w sektorach takich jak finanse, ubezpieczenia czy telekomunikacja.

Trzecim rodzajem dat, które komunikowane są nam jako pewnego rodzaju wymagania są terminy wynikające z naszej własnej ambicji. Mówiąc własnej mam na myśli ambicje organizacji, niekoniecznie nas jako specjalistów czy naszych zespołów. Bardzo często tzw. roadmapy produktów osadzane są w kalendarzu i okraszane konkretnymi datami, a więc życzeniami czy też ambicjami właścicieli biznesu, co do tego, na kiedy dana funkcjonalność czy zakres, powinny zostać zrealizowane. To może być również pochodną dat, które pozyskamy z rynku – na przykład informacji o tym, kiedy nasz konkurent chce wprowadzić nowy produkt.

Czemu tak trudno pracować z datami ustalanymi z góry?

Trzeba powiedzieć sobie wprost. Z pracą z datami ustalonymi z góry związane są dwie poważne patologie.

Pierwszą z nich jest obiecywanie klientom dat, które oparte są jedynie o przymilenie się klientowi i myślenie życzeniowe. Zbyt często osoby, które komunikują takie daty klientom (np. marketing, sales czy account managerowie) funkcjonują w oderwaniu od harmonogramów pracy reszty organizacji, jej zdolności dostarczania czy bez świadomości tego, ile projektów czy produktów jest rozwijanych konkurencyjnie w tym samym czasie lub już obiecanych przez kogoś innego. Na tego typu problem nie ma zbyt wielu łatwych rozwiązań poza komunikowaniem konsekwencji z punktu widzenia klienta i pokazaniem, że właściwe zobowiązanie czy przypisanie daty następuje dużo wcześniej, niż zespół się z tym zapoznaje, w oderwaniu od dialogu z osobami, którym przyjdzie tę pracę realizować.

Drugim problemem z datami ustalonymi z góry jest ich fikcyjność. Tak, fikcyjność. Co mam na myśli? W dialogu z bardzo wieloma organizacjami dochodzę do wniosków, że daty komunikowane, szczególnie organizacjom zajmującym się dostarczaniem produktów, są do pewnego stopnia fikcyjne lub, jeśli wolicie, zmyślone. Uzasadnieniem ich podawania jest fałszywe przeczucie, jakoby zadania określone konkretną datą ustaloną z góry były odpowiednio wcześnie rozpoczynane, a tym samym odpowiednio wcześnie kończone. Niestety przynosi to zwykle odwrotny skutek do zamierzonego. Tak na dobrą sprawę komunikacja tych dat wynika bardziej z braku zaufania względem organizacji dostarczających, niż z prawdziwej potrzeby realizacji danego zamówienia na konkretną datę. Upraszczając – jest więc to podejście polegające na tym, że jeśli „powiem im”, że muszę to mieć na określoną datę, to będą pracowali pod większą presją i tym samym zwiększę sobie szansę na skończenie tego albo w terminie, do którego na prawdę tego nie potrzebuje, albo później, ale i tak szybciej, niż gdybym tej daty nie podał.

Tu pojawia się efekt pętli, ponieważ podobnie jak pierwotna data wynikała z braku zaufania zamawiającego do organizacji realizującej, tak organizacja realizująca zacznie zdawać sobie sprawę z fikcyjność tych dat i tym bardziej będzie je ignorować, a na pewno nie ufać słowom o ważności czy pilności zadania.

Zwracam uwagę, że w tym dialogu strony nie są partnerami, ale raczej siłami próbującymi przyciągać linę swoją stronę. Takiego podejścia nie można uznać ani jako zwinne, ani jako dojrzałe.

Data dacie nierówna, czyli o wpływie (koszcie) opóźnienia

Co zrobić w takiej sytuacji? Zacznijmy rozmawiać o źródle określonych dat oraz o konsekwencjach ich potencjalnego niedotrzymania. Zaznaczam, że mówimy tutaj o konsekwencjach potencjalnego, a nie zamierzonego ich niedotrzymania. Jeśli mamy do wyboru kilka elementów, które określone są konkretną z góry datą, to bardzo często najistotniejszą informacją, służącą temu, w jakiej sekwencji je rozpocząć, jest ryzyko związane z niedotrzymaniem takiej daty. Prostym przykładem może być niezgodność z regulacją zewnętrzną, która może powodować poważne konsekwencje prawne czy finansowe kontra data wynikająca z ambicji lub tylko wewnętrznego przekonania, że dotrzymanie pewnego terminu może skończyć się jakimiś korzyściami. Więcej na ten temat znajdziecie w odcinku 21. podcastu zatytułowanym Jak ustalać priorytety, w którym poświęcam więcej czasu na temat kosztu opóźnienia lub wpływu opóźnienia znanych jako cost of delay lub impact of delay.

Na kiedy to będzie w Kanbanie?

Kolejnym tematem, który warto poruszyć przy ustalonych z góry datach jest mit związany z faktem, że w podejściu opartym o flow czy podejściu bazującym na Metodzie Kanban nie zakładamy konieczności realizacji pracy w takich samych przedziałach czasu, znanych często jako Sprinty czy stałe iteracje. Jeśli nie mamy stałej, powtarzającej się daty względem której musimy pracować (takiej jak koniec Sprintu), to możemy dojść do fałszywego przekonania, że zrealizowanie zadania „na kiedy będzie, to będzie” jest naszym nowym sposobem pracy. Jestem przekonany, że z życia codziennego wiesz drogi Czytelniku lub Czytelniczko, że takie podejście nie jest dobrym sposobem by zaoferować jakąkolwiek satysfakcjonującą usługę.

Co więc w danej sytuacji sugeruje podejście oparte o Metody Kanban?

Jedną z kluczowych metryk w Metodzie Kanban jest śledzenie czasu realizacji (lead time). Czy to czasu, jaki upływa od momentu podjęcia zadania do jego ukończenia, co nazywamy czasem realizacji systemu, czy też czasem, jaki upływa od zgłoszenia do ukończenia go z perspektywy klienta, jaki nazywamy czasem realizacji klienta. Znajomość przeszłych czasów realizacji pozwala nam budować rzetelne prognozy, przewidywać, jak i w obecnie funkcjonującym systemie kształtują się te czasy.

Ponieważ jesteśmy świadomi, że po pierwsze przewidywalne, a potencjalnie również krótsze czasy realizacji mogą być tym, co będzie powodowało satysfakcję z usług u klientów to każdy kolejny czas realizacji podobnych elementów nie powinien być dłuższy niż takie zarejestrowane w przyszłości. Jeśli to możliwe dzięki różnego rodzaju optymalizacjom powinniśmy dążyć do tego skrócenia. Oznacza to, że rozpoczynając nową funkcjonalność, historyjkę czy Epic powinniśmy wyznaczać sobie taką ustaloną z góry datę i odnosić się do niej, a raczej do upływu czasu względem tej daty tak, aby zoptymalizować przepływ naszej pracy i dostarczyć nową jednostkę w pracy w czasie nie dłuższym niż zaobserwowany w przeszłości.

Kiedy zacząć, żeby zdążyć?

Powyżej opisana informacja rozumiana jako pewnego rodzaju prawdopodobieństwo i zbudowana na jego podstawie prognoza mogą posłużyć nam do zakomunikowania klientowi prawdopodobnej daty ukończenia oraz posłużyć zespołom jako odpowiedź na pytanie, kiedy należy zacząć, żeby zdążyć względem ustalonej z góry daty. Analiza przeszłych danych pozwoli nam również zakomunikować ryzyka niewielkich szans na ukończenie czegoś na czas, a to znacznie lepiej komunikować przed niż po fakcie.

Co zrobić, żeby pracowało się łatwiej?

Warto wskazać, że ułatwić nam pracę z datami ustalanymi z góry może działanie na przekór temu, co powoduje, że tak ciężko pracuje się z nimi dziś:

dopytujmy o źródło i charakter dat oraz podejmujmy dialog o konsekwencjach ich niedotrzymania,
zbadajmy i zrozummy przeszłe czasy realizacji,
rozmawiajmy ze stroną zamawiającą o tym, gdzie w naszym systemie jest właściwy punkt zobowiązania,
sięgnijmy po właściwe narzędzia, która ułatwiają pracę z prognozowaniem,
wskazujmy przypadki nadużywania ustalonych dat, tam gdzie nie ma ku temu przesłanek i pokazujmy konsekwencję.

A jak Ty radzisz sobie z datami ustalanymi z góry?