Odcinek 47. Jak robić Kanban w Jira Cloud?

Bardzo często przy okazji szkoleń i późniejszych wdrożeń praktyk Metody Kanban pojawia się pytanie: „Jak to zrobić w Jirze?” W odpowiedzi na takie wyzwania przedstawiam Wam rozwiązanie, z jakiego mogą skorzystać użytkownicy aplikacji Jira w wersji chmurowej (Cloud), które w łatwy sposób pozwala wdrożyć bardziej pomocne i dojrzałe praktyki Kanbanu.

Na wstępie słowo komentarza. W tym odcinku podcastu oraz na poniższych filmach opowiadam, jak użyć konkretnego narzędzia, które, jak wiele profesjonalnych aplikacji, jest płatne. Nie jest to opłacona reklama, ani ukryte lokowanie produktu, a jedynie rekomendacja rozwiązania ze względu na funkcjonalności, jakie ofertuje. W dodatku we współpracy z autorami narzędzia, których słyszycie w wywiadzie mam do zaoferowania kod rabatowy. W przyszłości pojawią się odcinki pokazujące również realizację praktyk Kanbanu w Jirze lub innych narzędziach, które nie będą wymagały instalacji dodatkowych rozszerzeń albo będą korzystały z aplikacji bezpłatnych.

Jira w wersji Cloud pozwala na zbudowanie tylko jednej tablicy Kanban dla tzw. projektów zarządzanych przez zespół i nieskończoną właściwie liczbę tablic dla projektów zarządzanych z poziomu firmy czy też powinniśmy powiedzieć – aplikacji.

Niestety tablice te oferują tylko bardzo ograniczone możliwości z punktu widzenia praktyk Kanbanu. Są nimi:

• kolumny
• limity maksymalne i minimalne pracy (zadań) na kolumnę
• tory pływackie (swimlanes)

I tyle.

Każdy, kto rozumie, że tablica Kanban, a raczej jej konstrukcja, powinna pozwalać na bardziej zaawansowane praktyki wizualizacji lub limitowania pracy w toku pozostaje bezradny lub skazany na dodatki (add-ons), które jak dotąd pozwalały w stopniu dalekim od doskonałości na jakieś usprawnienia.

Dodatków takich znajdziemy kilka, ale wiele z nich dodawało tylko jedną, dwie funkcjonalności, a na dodatek przy bardziej zatłoczonych tablicach problemem była szybkość czy responsywność tablicy.

W ostatnim czasie pojawiają się narzędzia „z prawdziwego zdarzenia” bo są one projektowane przez ludzi praktykujących Kanban, często też we współpracy z Kanban University i społecznością trenerów czy coachów. Takim narzędziem jest dodatek do Jira Cloud o nazwie „Advanced Agile & Kanban Boards” i właśnie ten jako pierwszy przedstawiam jako remedium na braki Jiry.

Jak zbudować tablicę?

Pierwsza sprawa to fakt, że po instalacji dodatku, na bocznym pasku po lewej stronie mamy nową pozycję, która zabiera nas do tablic stworzonych przez ów dodatek. Oznacza to, że tablica powstała w efekcie użycia Advanced Agile & Kanban Boards nie jest udoskonaleniem tej domyślnej w Jirze, ale zupełnie nowym widokiem. Z poniższego filmu dowiesz się podstaw tworzenia i konfiguracji takiej nowej tablicy.

Grupowanie kolumn i wspólne limity WIP

Dostępny domyślnie w Jirze sposób limitowania pracy (zadań) w toku – na kolumnę pomaga, ale nie pozwala na objęcie wspólnym limitem grup kolumn, np. takich, gdzie różne aktywności wykonuje ta sama grupa osób. Przykład? Zobaczysz w poniższym filmie, ale co przychodzi nam na myśl, to zbudowanie wspólnego limitu na kolumny aktywne: tworzenia kodu, oczekiwania na przegląd kodu i aktywny właśnie przegląd.

Rozwiązanie z dodatku do Jiry pozwala na elastyczne grupowanie kolumn w obszary, nanoszenie limitów minimalnych i maksymalnych na takie obszary przy jednoczesnym stosowaniu limitów na pojedyncze kolumny (również minimalne i maksymalne).

Również wiersze mogą mieć swoje limity!

Jak wspomniałem domyślnie Jira pozwala na wydzielanie na tablicy wierszy na określone zadania czy typy zadań, ale nie ma możliwości limitowania ich liczby i dobrej tego wizualizacji. Jedyne co zobaczymy, to suma zadań w wierszu we wszystkich kolumnach. Dla zespołów, w których realizuje się np. dwa konkurencyjne strumienie pracy (2 produkty, 2 klientów) dobrym rozwiązaniem jest pokazywanie tego, w którym wierszu zadań jest za mało (limit minimalny) lub za dużo (limit maksymalny). Tu pomocne może być dodanie filtrów by uniknąć zliczania zadań w stanach oznaczających ukończenie pracy. Dowiesz się, jak to zrobić z poniższego filmiku.

Limit WIP na osobę? Da się!

Kanban to podejście, które również chce pomóc w przeładowaniu niektórych osób pracą lub też ich nadmiernymi przestojami. To ostatnie jest istotne w przypadku osób o unikalnych umiejętnościach stanowiących procesowe wąskie gardło (bottleneck). Niestety domyślnie JIRA pozwala jedynie na filtrowanie tablicy po osobach. Co prawda zobaczymy w ten sposób tylko zadania danej osoby, ale nie będzie to aktywna wizualizacja czyjegoś przepracowania. Advanced Agile & Kanban Boards znów elastycznie pozwalają na zbudowanie limitów min. i max. oraz skuteczną wizualizację braków lub przeładowań.

Można też pomyśleć o zbudowaniu tablicy obejmującej widok zadań z kilku projektów, jeśli osoby są zaangażowane w kilka, bo na podstawie tak skonstruowanej tablicy zobaczymy, czy nie ma miejsca tzw. overbooking osoby w 2 czy 3 zespołach (projektach). Co z tego, że na pojedynczej tablicy elementów ma 1 lub 2 jeśli taka sama sytuacja ma miejsce na kilku innych tablicach. Poniżej zobaczysz jak to działa.

Diabeł tkwi w zależnościach? Zobacz je!

Zadania często mają swoją wewnętrzną strukturę, która JIRA domyślnie realizuje za pomocą granulacji zadań typu: Epic zawiera Story, które zawiera podzadania. Realizacji wizualizacji i zarządzania tzw. sub-taskami pozostawia wiele do życzenia.

Inną metodą jest budowania wierszy na tablicy dla zadań współzależnych lub używanie linków, czyli relacji między zadaniami, ale te pozostają niewidoczne dopóki nie zajrzymy do pełnego widoku zadania. Czy jest lepsza opcja? Opisywany add-on pozwala na dodanie relacji i ich wizualizacja na tablicy na zasadzie „sznurka”, który łączy zadania. Jak zapowiedzieli w wywiadzie autorzy możemy spodziewać się również różnych kolorów dla różnych typów zależności. Jak to działa i wygląda? Zobaczcie sami!

Spróbujcie sami!

Narzędzie Advanced Agile & Kanban Boards znajdziecie w Atlassian Marketplace pod tym adresem.

Możecie zainstalować je w swojej instancji Jiry w celu bezpłatnego testu. Po jego zakończeniu opłata wynosi (w zależności od liczby użytkowników od 0,70 do 0,10 USD za miesiąc). Jeśli planujecie instalację płatną, to mamy dla Was kod zniżkowy obniżający cenę o 16% przez pierwsze 3 miesiące użytkowania.

ZKVFSD

Kod zniżkowy (16%) na pierwsze 3 miesiące użycia Advanced Agile & Kanban Boards

Narzędzie jest bezpłatne dla instancji do 10 użytkowników.

Dajcie znać mi albo bezpośrednio autorom, co się Wam podoba, co byście zmienili, lub co dodali!

Dzięki!

Pomóż innym, podziel się!