Odcinek 61. Kanban i OKR-y

Bieżące odcinek podcastu oraz towarzyszący mu wpis będą należały do serii, w której opisujemy to, jak Kanban wspiera, a nie zastępuje, inne sposoby organizacji pracy. Jednym z powtarzających się i powracających pytań jest to, czy Kanban jest w jakiś sposób kompatybilny z podejściem OKR?

Poniżej przedstawiam dwa różne aspekty takiego wsparcia. Pierwszym z nich jest to, jak Kanban może służyć jako narzędzie do wizualizacji i zarządzania bieżącymi celami i kluczowymi rezultatami, a więc elementami składowymi OKR (Obejctives and Key Results)?

Druga część artykułu pewnie zainteresuje osoby, które wizualizują swoją pracę przy pomocy tablic i systemów Kanban, ale w ich organizacjach występują też OKR-y jako sposób realizowania celów strategicznych. Mówiąc prościej będzie to, czy OKR powinny być jakoś widoczne na tablicach Kanban zespołów, specjalistów czy portfolio.

Kanban dla OKR

Jeśli decydujemy się pracować z podejściem OKR, to prawdopodobnie będziemy poszukiwali narzędzia, przy pomocy którego możemy:

  • definiować,
  • precyzować,
  • śledzić bieżące ustalone cele.

Tablice i systemy Kanban są doskonałym dopełnieniem takiego podejścia, ponieważ pozwalają uzyskać wspólną wizualizację tego, na co chcemy orientować nasze działania w najbliższym okresie oraz to, czy mamy gotowe elementy, którym chcemy podporządkować nasze działania w najbliższym czasie.

Jeśli zdecydujemy się już, żeby działać w celu realizacji określonych celów, to prawdopodobnie będziemy chcieli również śledzić postęp związane z ich realizacją. Tu również metody wizualizacji proponowane przez Kanban mogą pomóc na kilka sposobów. Poniższy rysunek pokazuje szkic systemu Kanban, w którym wizualizujemy (idąc od lewej) następne cele, które chcielibyśmy zrealizować w nadchodzących okresach, a które obecnie wymagają prawdopodobnie dyskusji i doprecyzowania czy określenia rezultatów, jakie chcemy zmierzyć i osiągnąć. Idąc dalej w prawo widzimy cele, które chcemy zrealizować w obecnym okresie OKR-ów. Za pomocą połączonych zadań czy checklisty możemy śledzić szczegółowy stopień zaawansowania realizacji określonych celów.

Ważnym elementem jest to, że zaznaczam, iż możemy wizualizować prace nad nimi przy pomocy tablic i systemów. Pamiętajcie, że tablica jest w stanie pomieścić ich bardzo wiele, ale będzie to przeczyło zarówno praktyce Kanbanu, jak i OKR-ów. Podejścia te mają zapewnić określone punkty czy obszary skupienia. Kanban podpowiada, że powinniśmy zatem limitować liczbę elementów takich jak cele czy liczbę kluczowych rezultatów, które chcemy osiągnąć za pomocą limitów pracy w toku.

Tego typu tablicę czy system Kanban możemy zwizualizować w bardzo wielu narzędziach do śledzenia czy wizualizacji pracy, począwszy od popularnej Jiry, Microsoft Azure DevOps (ADO), Trello czy Asany. Dodatkowo korzystnie jest, jeśli tablica wizualizująca prace nad OKR-ami jest w tym samym narzędziu, w którym zespoły czy specjaliści na co dzień śledzą swoją pracę. Nie wymaga to poszukiwania czy przełączania się na inne narzędzie. Jeśli bardzo nam na tym zależy, możemy również podlinkować nasze elementy związane OKR-ami, szczególnie te z bieżącego cyklu do elementów, które zespoły mają na swoich tablicach sprintów, Product Incrementów (PI) czy po prostu elementów, nad którymi pracują.

Tablica Kanban do wizualizacji pracy nad OKR

OKR-y na Kanbanie

Jak wspomniałem na końcu poprzedniego paragrafu możemy linkować elementy, które na co dzień na swoich tablicach widzą zespoły czy specjaliści do bieżących celów zawartych we frameworku OKR. Korzyścią z takiego rozwiązania jest wizualizacja w ramach codziennej pracy tego, które z elementów, które realizujemy czy rozpoczynamy w jakiś sposób, przyczyniają się do osiągnięcia celów, na które się umówiliśmy.

Możemy tu zastosować różnego rodzaju techniki wizualizacji:

  • stosowanie określonych etykiet, labels,
  • kolorów dla karta elementów, które są podporządkowane celom o OKR,
  • dedykowane wiersze (swimlanes) dla elementów związanych z różnymi celami (Objectives) czy pożądanymi rezultatami.
Widoczność pracy nad OKR-ami na tablicach Kanban zespołów

Jednocześnie śledzenie przepływu takich elementów przez tablicę może służyć łatwiejszemu raportowaniu na tablicy dedykowanej do OKR (patrz wyżej). Mówiąc wprost, ukończenie jakiegoś elementu na tablicy zespołu może być widoczne jako osiągnięcia jakiegoś rezultatu na tablicy OKR-owej. Ważne, by rozpoznawać to po osiągnięciu efektu (outcome), a nie jedynie wyniku (output).

Tu również warto powiedzieć o skupieniu. Jeżeli na naszej codziennej tablicy zadanie związane z OKR-ami nie będą stanowiły odpowiednio dużego udziału tego, nad czym pracujemy, albo będą długo starzały się w kolejkach, to ryzykujemy, że nie osiągniemy tego, na co się umówiliśmy.

Być może, podobnie jak w przypadku samej tablicy OKR-owej powinniśmy sięgnąć po mądrość rozwiązań polegających na limitowaniu pracy w toku i do naszych polityk minimalnych limitów pracy w toku czy polityk zaciągania (pull policies). Co mam na myśli? Powinniśmy wpisać punkt polegający na tym, że mamy określoną minimalną liczbę elementów związanych z OKR-ami, które stanowią bieżącą pracę w toku. W ten sposób możemy uniknąć przełączania się na tak zwaną „bieżączkę” zamiast realizować konsekwentnie cele długoterminowe. Powyższy rysunek pokazuje przykład takiej tablicy i dwa różne podejścia. Zastosowanie elementów, które są podporządkowanhttps://soundcloud.com/kanbanprzykawie/61-kanban-do-okr-ow-okr-na-kanbanie/s-T9V3qRU2ltA?si=0dea30bb6fad49be81b0a542f0774fb0&utm_source=clipboard&utm_medium=text&utm_campaign=social_sharinge OKR-om w postaci osobnego wiersza lub w postaci kolorowej etykiety na wybranych kartach.

Jestem ciekaw, jak i gdzie wy śledzicie postęp związany z realizacjami o waszych organizacjach i czy są one odzwierciedlone w codziennej wizualizacji pracy zespołów?

Pomóż innym, podziel się!


2 Replies to “Odcinek 61. Kanban i OKR-y”

  1. Barbara Abramowska

    Super odcinek Radku – to krzepiące dowiedzieć się, że wiele osób i organizacji wpada w pułapkę OKRów „on the top of daily work” – jako dodatkowych, wielce ambitnych celów, które niewiele mają wspólnego z codzienną pracą. Jestem ciekawa jaka jest Twoja opinia na temat skalowania OKRów – w mojej organizacji Objective managera to Key Result zespołu. Śledziliśmy do tej pory OKR najpierw w Workboardzie, a potem w Smartsheet. Obecnie, jako świeżo upieczona product ownerka, „alignuję” nasze OKRy z epikami w Jira, bo doświadczenie pokazało, że gdy są zbyt „odklejone” od codzienności, trudno je osiągnąć, a przede wszystkim – zespoł nie ma jak osiągnąć skupienia. Pozdrawiam ciepło!

    • dexter

      Dzięki wielkie za to że chciało Ci się napisać te kilka zdań.

      Co do skalowania celów to jestem fanem robienia tego w drugą stronę, czyli kaskadowania w dół. Przyznam, że nawet bliższe niż OKRy jest mi tu podejście Hoshin Kanri.
      Problem który czasem widzę to mimo to lokalność i silosowość OKRów, rzadko widzi się, że cel jest kaskadowany na wszystkie potrzebne obszary jak np marketing czy HR.

      Pozdrawiam i ja!

Leave a Reply

Masz feedback? Daj znać i nagraj się!