Odcinek 58. Lead Time i inne trudne pojęcia, czyli glosariusz Metody Kanban

Kiedy pada jakiś konkretny termin taki jak czas realizacji, warto zastanowić się nad tym, czy wszystkie używające go strony mają wspólne jego rozumienie. Metodzie Kanban używamy kilku konkretnych terminów takich jak czas realizacji klienta oraz czas realizacji systemu i oznaczają one konkretne, jasno określone czasy upływające pomiędzy dwoma punktami w cyklu życia elementów. Zapraszam do odcinka podcastu i wpisu, w którym szczegółowo opiszemy, co oznaczają obydwa te terminy, a przy okazji zapoznam Was z tak zwanym Glosariuszem, a więc słownikiem trudnych terminów związanych z Metodą Kanban.

Glosariusz? A co to takiego?

Ironicznie odcinek i wpis poświęcone trudnym terminom zaczynamy od wyjaśnienia stosunkowo rzadko stosowanego terminu, jakim jest glosariusz. To nic innego, jak słownik trudnych, specyficznych pojęć używanych w danym obszarze wiedzy czy książce. Często taki glosariusz znajdziemy w postaci kilku ostatnich stron w papierowej książce. Kanban University, który stoi za spójnością Metody Kanban, jej rozwojem i materiałami, opublikował jakiś czas temu właśnie Glosariusz Metody Kanban, ekstrakt najważniejszych kluczowych pojęć, które na pewno warto sobie przyswoić i warto, aby wszyscy zaangażowani w dany projekt, produkt czy usługę w równy sposób je rozumieli.

Lead Time, czyli…?

Nie będziemy w tym odcinku ani wpisie wyjaśniać wszystkich pojęć, ale zaczniemy od jednego z kluczowych. Mowa jest o czasie realizacji (z angielskiego lead time), a więc czasie, który upływa pomiędzy dwoma różnymi punktami w cyklu życia jakiegoś zamówienia czy prośby, a który odpowiada na pytanie: jak długo coś trwa?

Zacznijmy od podstaw. Aby mówić o mierzeniu jakiegokolwiek czasu, musimy wiedzieć, przez jakie konkretne stany, aktywności czy statusy przepływa element pracy w swoim cyklu życiowym:

Od momentu jego zgłoszenia czy od momentu podjęcia?
Do momentu jego ukończenia, realizacji czy dostawy?

Zwróćcie uwagę, że w powyższym zdaniu użyłem kilku przykładów takich stanów czy aktywności. Zgłoszenie błędu nie musi i rzadko jest tożsame z podjęciem naprawy. Podobnie ukończenie pracy i ukończenie realizacji mogą oznaczać coś innego i to jeszcze innego niż dostawa klientowi.

Jeżeli nie ustalimy, od i do którego momentu mierzymy czas realizacji, to dwie strony – zamawiająca i realizująca mogą odnosić się do innych punktu w czasie, a to może powodować niezadowolenie, frustracje czy nawet konflikty.

Pierwszą ogólną definicją czasu realizacji będzie czas upływający pomiędzy dwoma, zawsze tymi samymi punkami w cyklu życiowym (przepływie) elementu pracy. W zależności od tego, ile trwa ów czas realizacji, możemy liczyć go w minutach, godzinach dniach czy innych jednostkach czasu.

Ponieważ bardzo często perspektywa czasu realizacji postrzegana przez klienta oraz osoby realizujące prace dla klienta różnią się. W słowniku Metody Kanban rozróżniamy dwa specyficzne rodzaje czasów realizacji.

A gdybym był klientem?

Pierwszym pojęciem będzie Czas Realizacji Klienta z angielskiego Customer Lead Time, który oznacza czas pomiędzy zgłoszeniem zarejestrowaniem prośby/zlecenia przez klienta do momentu, kiedy ów klient dostaje rezultat pracy. Jak łatwo się domyślić czas realizacji klienta jest pojęciem najszerszym, a więc mówimy tutaj o czasie, jaki upływa od na przykład zarejestrowania jakiegoś zgłoszenia w systemie elektronicznym, co nie jest równoważne podjęciu tego zadania. Analogicznie mierzymy go aż do momentu, kiedy klient rzeczywiście dostaje całkowity rezultat naszej pracy, łącznie z czasem dostawy, czasem wystawienia faktury i tak dalej.

Ja już swoje zrobiłem…

Drugim pojęciem związanym z czasem realizacji jest pojęcie znane jako System Lead Time, a więc Czas Realizacji Systemu, tu domyślnie Systemu Kanban. Jest to czas, jaki upływa od momentu podjęcia tego zadania i zobowiązania się do jego realizacji do momentu ukończenia pracy i przekazania takiego elementu do pierwszej, nieograniczonej limitem pracy w toku kolejki.

O ile pierwszy punkt wydaje się stosunkowo prosty, ponieważ możemy podjąć zgłoszenie w kilkanaście godzin czy lub kilka dni, a często nawet miesięcy od jego zgłoszenia, o tyle koniec czasu realizacji systemu może wydawać się trudny do zrozumienia.

Wyobraźmy sobie, że realizujemy jakąś usługę dla klienta, który może odebrać ją w dowolnym dla siebie dogodnym momencie. Oznacza to, że kiedy my skończymy tę pracę dla niego wykonywać, to dobiega końca czas realizacji systemu, ale element ten oczekuje na aktywność ze strony klienta i cały czas biegnie czas realizacji klienta.

Nie wińmy jednak klienta. Często to, że kończy się czas realizacji systemu, a biegnie czas realizacji klienta nie jest jego winą czy brakiem jego inicjatywy. Często zespoły patrzą z lokalnej perspektywy tylko swojego elementu np. zrobiliśmy całość grafiki czy napisaliśmy cały kod, ale zadanie nie może być dostarczone, bo brakuje lokalizacji czy testów. Te czynności nie są jednak czymś, co klient może zrobić sam dla siebie.

Różnice te łatwo zauważyć na poniższym rysunku.

Czy widzimy różnice?

Tu pojawia się najważniejsza wartość wynikająca z dwóch definicji czasów realizacji.

Czy klient i osoby realizujące pracę postrzegają tak samo początek i koniec czasów realizacji ze swojej perspektywy?

Jeśli klient i strona realizująca widzą w innych momentach początek i koniec postrzeganych przez siebie czasów i nie uzgodnią tego ze sobą, bardzo często prowadzi to do różnego rodzaju frustracji czy niezadowolenia z poziomu świadczonych usług.

Tyle jest innych „czasów” – Cycle Time, Time to Market, Międzyczas…

Warto dodać tutaj, że termin Czas Realizacji, czyli Lead Time oraz specyficznie Customer Lead Time i System Lead Time są terminami używanymi przez Kanban University. W środowisku zarządzania pracą intelektualną, a również pracą wytwórczą, znajdziemy kilka bliskoznacznych, a czasami inaczej nazwanych, ale tożsamych pojęć takich jak Cycle Time, Call to Cash, Time to Market czy Time to Learn.

Nie chcę tutaj dokonywać arbitralnego specyficznego mapowania tych pojęć, ponieważ uważam, że ważniejsze jest w każdym kontekście podjęcie dialogu pomiędzy stroną realizującą i zamawiającą, najlepiej przy wizualizacji, gdzie my postrzegamy początek tego czasu realizacji z punktu widzenia klienta i z punktu widzenia strony realizującej i odpowiednie końce tych czasu. Jak je nazwiemy, to w sumie drugorzędna sprawa.

Co dalej?

Mam nadzieję, że tym wpisem zachęcę was do pewnego rodzaju śledztwa, a dalej do dialogu pomiędzy różnymi interesariuszami w Waszych organizacjach, tak żeby ustalić i zacząć w sposób spójny mierzyć te czasy realizacji.

Jednocześnie warto powiedzieć, że czas realizacji jest jednym z kilkunastu istot terminów, których używamy w Metodzie Kanban. Zapraszam Was do lektury słownika trudnych pojęć – glosariusza, który możecie znaleźć obecnie w wersji anglojęzycznej i niemieckojęzycznej na stronach Kanban University. Być może w momencie, kiedy czytacie ten wpis albo wysłuchaliście odcinka, dokument ten będzie już przetłumaczony na język polski.

Jeśli ten wpis oraz poruszany tutaj temat wydał się Wam interesujący, proszę Was podzielcie się z kimś, kto również może wynieść z tego korzyść i dajcie znać, jak w Waszym przypadku przebiegło śledztwo czy ustalenia dotyczące tego, jak rozpoznajemy czas realizacji. Na koniec nie pozostaje nic innego, jak życzyć Wam satysfakcjonujących przewidywalnych czasów realizacji.