Odcinek 48. Czy do Kanbanu potrzebujemy zespołu?
Dziś trudno trafić na rozmowę o jakimś sposobie pracy, budowaniu produktów czy dostarczaniu bez poruszania tematu ludzi, ich grup i zespołów. Na dodatek od ponad dekady wraz z rosnącą popularnością podejścia zwinnego (agile), a w szczególności Scruma kładzie się nacisk właśnie na zespoły i to nie byle jakie, ale zespoły wielokompetencyjne (ang. cross-functional). Co na to Kanban? Czy Metoda Kanban to coś tylko dla takich zespołów? A może Kanban nie zakłada, że w ogóle musimy mieć zespół?
Zanim pojawi się, odpowiedź – i to w stylu „to zależy” – warto zastanowić się, czym jest Metoda Kanban. To metoda, która służy zarządzaniu pracą opartą o wiedzę taką jak praca intelektualna, twórcza, taka, której często do samego końca nie widać, bo jest tylko zbiorem plików, projektów czy kodu.
Czy mówimy więc o zespole? Niekoniecznie.
Zacznijmy od liczby 1 – personal i individual Kanban
Kanban może być z powodzeniem zastosowany do organizacji i zarządzania pracą na poziomie pojedynczej osoby – specjalisty. Jeśli jesteś niezależnym profesjonalistą to możesz przecież skorzystać z wizualizacji swojej pracy, ograniczaniem liczby inicjatyw, jakie zaczynasz, nad którymi pracujesz itp. Takie zastosowanie może kojarzyć się z terminem tak zwanego osobistego Kanbanu (personal kanban), którego twórcą jest Jim Benson i który opowiadał o tym w jednym z poprzednich odcinków (sprawdź odcinek 14.)
Spojrzenie przez soczewkę personal Kanbanu może umniejszać to, do czego taki Kanban dla osoby można zastosować i jakie może przynieść korzyści. Od niedawna w świecie Kanban University funkcjonuje pojęcie Individual Kanban for Enterprise, a więc czegoś, co byśmy przetłumaczyli jako pojedynczy, indywidualny Kanban w firmie. Czym się to różni od Personal Kanban?
Po pierwsze taki Individual Kanban jest widoczny nie tylko dla osoby, która organizuje nim swoją pracę, ale też dla reszty organizacji. Dlaczego? Jeśli taki indywidualny Kanban służy zarządzaniu pracą jednej osoby o unikalnych kompetencjach lub mającej specyficzną rolę, to zwykle dostają oni zapytania o coś do zrobienia od wielu osób w firmie. Trzymanie tego tylko dla siebie nie pozwoliłoby na transparentne pokazanie, nad czym pracują, jak może są przeładowani i gdzie w kolejce do ich pomocy czeka konkretne zadanie. Możemy tu sobie wyobrazić osobę taką jak specjalist(k)a do spraw zgodności z RODO, a może jedynego bazodanowca w firmie. Równie dobrze może być to tablica kogoś o szerokich kompetencjach, ale odbierającym pracę od i dostarczającym do wielu interesariuszy – np. Asystentka Zarządu, która stanowi komunikacyjne proxy. Indywidualny Kanban może oznaczać też system, co prawda pojedynczej osoby, ale za to bardzo dojrzały, a więc taki, któremu towarzyszą jasne i jawne polityki, klasy usług, uzgodnienia takie jak SLE (service level expectations) oraz metryki.
No dobrze, a co z zespołami?
Naturalnie począwszy od całkowicie podstawowego szkolenia Team Kanban Practitioner mówimy o tym, że Metoda Kanban może służyć do organizacji pracy zespołu i zarządzania przepływem pracy w tymże. Stosowanie wspólnego systemu Kanban dla zespołu, również takiego jak zespół Scrumowy, a więc w założeniu wielokompetencyjny pomaga nam zobaczyć, że dowiezienie Sprintu czy realizacja jakiejś wspólnej inicjatywy w marketingu nie uda się, gdy wszyscy w grupie będą zajęci, ale gdy stworzymy grający do jednej bramki, współzależny zespół. Konkretne praktyki, jak limity pracy w toku na status mniejsze niż liczba osób w nim pracująca może wręcz pobudzić do takiej zespołowości.
A co jeśli jest tylko grupa?
Pewnie nikogo nie trzeba przekonywać do tego, że w zespołach pracuje się efektywnie i może nawet przyjemniej niż samodzielnie. Co jeśli jednak nasza praca to praca w grupie specjalistów, gdzie zadania nie wymagają kontrybucji od wielu osób? Mówiąc wprost wystarczy jedna osoba, która od początku do końca dostarcza jakieś zadanie w całości.
To nic złego. Oczywiście przychodzi zaraz na myśl, że nawet, gdy nie mamy silnej zespołowości lub jej potrzeby, to dobrze, żeby ktoś spojrzał na efekt naszej pracy w postaci przeglądu czy akceptacji. Będziemy mieli jednak takie sytuacje, gdy na zespołowości może nam zależeć raczej z punktu widzenia biznesu, wzajemnego uczenia się, redukowania ryzyka pojedynczych wąskich gardeł niż z punktu widzenia dostarczania pracy. Co mam na myśli? Obsługę klienta, zespoły utrzymaniowe, gdzie jedna osoba rozwiązuje „ticket”.
Tu również Kanban sprawdzi się do efektywniejszego zarządzania pracą grupy osób, a umiejętnie zastosowany może skłonić i grupę, i ich liderów do tego, że nawet tam, gdzie wystarczy jedna osoba, to warto pracować w dwójkach, by uczyć się zastępowalności itp.
Zróbmy zoom out – Kanban w zarządzaniu produktem, portfolio, itp.
Jeśli chcemy zarządzać pracą, to możemy spojrzeć na nią również z dalszej perspektywy i zastosować system Kanban do wizualizacji i zarządzania bardziej abstrakcyjnymi bytami. O czym mowa?
- Product Owner może używać Upstream Kanbanu do zarządzania tym, co ma zjawić się w produkcie, a więc zastąpić nim jednowymiarowy Product Backlog.
- Portfolio Kanban może posłużyć do wizualizacji nie tylko pojedynczego projektu czy produktu, ale całego portfela, może linii biznesowej czy inicjatyw.
Takich zastosowań może być naturalnie więcej.
Na koniec warto też dodać, że drugim filarem Metody Kanban – poza systemami Kanban do zarządzania pracą jest ewolucyjne, ciągłe doskonalenie tego jak pracujemy. Powodzenia w obu 🙂