Odcinek 86. Great Gadgets – wykresy i pulpity w JIRA DC i Cloud

Odpowiadając na Wasze głosy, rozbudowujemy serię odcinków poświęconych narzędziom pozwalającym na sprawne śledzenie, analizę i wizualizację miar przepływu (flow metrics). Dziś przedstawiam Wam Great Gadgets – rozwiązanie dla wszystkich pracujących w Jirze, którzy potrzebują więcej niż jednorazowo wywołanej miary.

Dla kogo jest Great Gadgets?

Great Gadgets to aplikacja dostępna w Atlassian Marketplace, dedykowana dla użytkowników Jiry w dwóch wersjach:

• Data Center
• Cloud

Jeszcze do niedawna Great Gadgets były dostępne dla wersji on-premise czyli tzw. server, ale z powodu silnej polityki samego Atlassiana, obecnie developer tej aplikacji oferuje ją jedynie dla JIRA Data Center oraz Cloud. Co ciekawe Atlassian chce odejść i od Data Center, ale ten proces potrwa jeszcze kilka lat, więc użytkownicy tych wersji mogą spokojnie rozważać inwestycję w to narzędzie.

Co tam znajdę, czyli czym Great Gadgets wyróżnia się na tle innych narzędzi?

Dla wielu organizacji podstawową zaletą będzie bezpieczeństwo danych, które wiąże się z koniecznością spełnienia wymagań oraz transparencji ich obróbki, które nakłada ekosystem Atlassiana. To starter do rozmowy dla wielu większych firm.

Jeśli chodzi o samo użytkowanie to podstawową zaletą jest możliwość tworzenia trwałych dashboardów (pulpitów). W przeciwieństwie do prostszych narzędzi, jak opisywany niedawno Scope 360, które wymagają każdorazowego przeklikiwania się przez interfejs, Great Gadgets pozwala:

• zbudować dashboard z wybranymi wizualizacjami,
• udostępnić go pod stałym adresem URL,
• zapewnić automatyczne odświeżanie danych.

Gadżety dodawane są jako zwyczajnie nowe opcje w katalogu JIRA, więc możemy o nie rozszerzyć już posiadany dashboard (pulpit) lub zbudować nowy. Dodatkowo możliwe jest osadzanie dashboardów w Confluence, co czyni z tego narzędzia kompleksowe rozwiązanie w ekosystemie Atlassian.

Dodawanie nowych gadżetów, te zawartę w GreatGadgets mają jako autora firmę StonikByte.

Jak nakarmić Great Gadgets danymi?

Każdy gadżet może czerpać dane niezależnie od pozostałych z trzech źródeł:

1. Konkretną tablicę – a więc oparcie gadżetów o istniejącą już, skonfigurowaną np. pod potrzeby zespołu lub wielozespołowej inicjatywy tablicę.
2. Zapisany filtr – czyli wykorzystanie wcześniej przygotowanego i udostępnionego zapytania.
3. Bezpośrednie zapytanie JQL – czyli możliwość określenia „w locie”, lokalnie pod dany typ wykresu danych, które chcemy zwizualizować. To wydaje się przydatne np. do testów lub iteracyjnego dochodzenia do oczekiwanego zestawu danych.

Wybierając konfigurację każdego gadżetu możemy ustalić z jakiego ma korzystać źródła.

A które wykresy i metryki zaciekawią „Kanbanowców”?

1. Histogram czasów realizacji (Cycle Time Histogram)

Podstawowy, ale kluczowy wykres pokazujący rozkład czasów realizacji zadań. Co go wyróżnia? Przyznam, że poniższy przykład to efekt masażu danych na rzecz dobrego efektu edukacyjnego. Spójrzcie, że na osi X nie mamy pojedynczych wartości, a przedziały to kolejno 5, 10, 15 itd dni czasu realizacji.

Nie za piękny i ubogi w dane, ale dobry przykład dobrze konfigurowalnego wykresu.

Tak w sumie powinien wyglądać solidny wykres, który nie oszukuje precyzją, ale może przydać się np. do analizy tego, ile zadań istotnie kończymy w ciągu tygodnia. Dodatkowo histogram ma tu pomocne opcje:

• ustawienie granicy (threshold),
• wskaźników wybranych percentyli wartości
• pokolorowanie i podliczenie przekroczeń granicy.

To świetne narzędzie dla zespołów chcących budować mityczną „przewidywalność”.

Dodatkowo w zakładce Data znajdziesz listę konkretnych ticketów z ich czasem realizacji.

• Każdy ticket jest klikalny – otwiera się w nowej karcie.
• Możliwość eksportu do CSV.

2. WIP Aging Chart – Starzenie się pracy w toku

Niezwykle przydatny wykres dla zespołów dbających o przepływ pracy, który okazał się też jedynym, jaki wrzucę tu z jasnym tłem. Co tu widać? Typowe opływania pracy starzejącej się a więc sporo zadań, które płyną i ślizgają się po osi X oraz sporo pozostawionych „kamieni”, które podbijają 85-ty percentyl (również tę wartość możemy skonfigurować). Co ciekawe jeśli na tablicy stosujecie domyślnie dostępne opcje limitów WIP (min lub max) to Great Gadgets ja zaciągnie i pokaże.

Świetna wizualizację typowego opływania zadań 🙂

3. Throughput Gadget (nazwany również Kanban Velocity)

To nic innego jak klasyczne tempo dostarczania, którego domyślnie w Jirze brakuje, za to z Great Gadgets mamy je w elastycznej formie, gdzie możemy wybrać:

• wybór interwału (od dnia do miesiąca kalendarzowego),
• kreślenie liczby przeszłych interwałów do wyświetlenia,
• opcjonalna średnia (tja.. jak to jest pomocne to widać na załączonym poniżej obrazku :)),
• widok tabeli z danymi pokazującymi, co wyszło z systemu.

Widok potężnego narzędzia, jakim jest tempo dostarczania.

Pewnie są tacy, których to wkurzy, ale mnie w zakładce Settings rozbawiło, żeby jednak zdefiniować co rozumiemy jako „Done” 🙂

Powiedz mi jak rozumiesz „Done”, a powiem Ci kim jesteś 🙂

4. Time in Status – Czas w statusie

Jeden z najciekawszych wykresów kolumnowych pokazujący, gdzie zadania spędzają najwięcej czasu. Tu musimy zwrócić uwagę, do jakich kategorii należą stosowane statusy.

Jeśli np będzie oznaczali statusy pasywne jako należące do kategorii „To Do”, a nie „In Progress”, to możecie je zgubić. Jeśli nie macie opcji zmiany kategorii, bo współdzielicie workflow, to można wybrać po prostu wszystkie, lub wybrać, które mają być widoczne.

Ten gadżet pozwala też na wywołanie szczegółowych danych dla analizy flow efficiency, w której możecie swobodnie wybrać np kolumnę odpowiadającą danemu statusowi w sposób malejący. To działa fajnie, gdy powiększymi dany gadżet. Nie przeraźcie się poniższymi danymi 🙂

Dane dotyczące czasów spędzonych w danym stanie, czyli 'Time in Status’ w Jirze.

Uważajcie, co wybieracie za dane! Poniższy wykres pokazuje przerażające dane dla wszystkich ticketów z dłuuugiego okresu. Bardziej pomocne będzie np. podsumowanie danych dotyczących zadań z ostatniego Sprintu czy miesiąca – dobry wkład na Flow Review.

5. Cumulative Flow Diagram (CFD)

Tego wykresu uczy się na większości kanbanowych szkoleń jako wizualizacji do prawa Little’a. Nie jest więc to coś wyjątkowego (ma go domyślnie JIRA), ale jak zawsze można domyślny w niej wykres mocno poprawić.

Pamiętajmy, że wykres CFD jest dobry do monitorowania, ale niekoniecznie prognozowania przyszłości, jeśli nasz system nie jest stabilny!

6. WIP Run Chart

Ten wykres to coś, co może przydać się nawet (a może szczególnie), jeśli nie limitujemy jeszcze pracy w toku, lub robimy to jedynie na kilku etapach bowiem pokazujący obłożenie pracą w całym systemie, a na dodatek może nam pokazać, kiedy wchodzimy na zbyt wysokie obłożenie pracą.

Wykres pokazujący poziom pracy w toku w całym systemie

Fajne narzędzie do analizy fluktuacji WIP w czasie, które oferuje:

• możliwość nałożenia limitów maksymalnych i minimalnych i ostrzeżeń na poziomie całego systemu,
• informacje o bieżącym, najwyższym oraz najniższym WIP,
• wskaźnik częstości łamania limitów (liczba dni z przekroczeniem).

7. Cycle Time Trend

Na koniec coś nowego i przydatnego: wykres trendu czasu cyklu (odpowiednik scatterplotu) pokazujący, czy czas cyklu jest stabilny. Przyznam, że nie wiedziałem, dlaczego nie chciał mi nic pokazywać aż skumałem, że liczba interwałów wstecz do pokazania musi być zbieżna z tą wartością na zakładce „More settings”. Niby nic wielkiego, ale poszło. Poniżej znów nie najpiękniejsze dane, bo zebrane ze starego projektu sandboxowego, ale pokazuje, o co w tym chodzi. No chyba, żeby wziąć dane z wielu firm, gdzie end-to-end to takie czasy to nie jest nic dziwnego.

Tu mega plus za to, że jeśli zadanie będzie zawracało, kilka razy lądowało w „Done”, to możemy pokazać niewygodną, ale prawdziwą prawdę w postaci zsumowania przejść :).

Co jeszcze znajdę w Great Gadgets?

W zależności od typu wizualizacji praktycznie każdy gadżet oferuje elastyczne ustawienia:

• precyzję pomiaru – dni, godziny, minuty,
• częstotliwość odświeżania – elastyczne dostosowanie do potrzeb,
• kolejność sortowania – według własnych preferencji,
• dopracowanie wizualizacji – kolory, układ pomniejszony lub powiększony i możliwość nie tylko dzielenia się całym dashboardem, ale też bezpośrednim linkiem w stylu: *.atlassian.net/jira/dashboards/10002?maximized=10015

Dlaczego warto rozważyć Great Gadgets?

Niektóre firmy preferują rozwiązania osadzone w ekosystemie Atlassian, bez potrzeby transferu danych do zewnętrznych narzędzi. To może być wymóg w niektórych branżach lub firmach ze względów bezpieczeństwa lub compliance.

Narzędzie jest intuicyjne i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej do utworzenia zaawansowanych dashboardów i ich dostępność w jednym miejscu.

A jak z kosztami?

Narzędzie jest licencjonowane zgodnie z przedziałami użytkowników Jiry (tier). Dla przykładu, wersja dla 250 użytkowników kosztuje 1700 dolarów rocznie przy wersji DC i ponad 2000 w wersji Cloud. Warto jednak wiedzieć, że jeśli zamawiasz pluginy przez Atlassian Partnera – co jest standardem w średnich i dużych firmach – ceny z Marketplace często podlegają istotnym rabatom.

Great Gadgets oferuje 30-dniowy trial – możliwość przetestowania aplikacji przed zakupem. Jeśli jesteś administratorem lub masz możliwość zaproponowania narzędzia w swojej organizacji, warto sprawdzić, co dałoby się z tego wyciągnąć.

A co Twoim zdaniem powinniśmy pokazać?

Jakich innych narzędzi chcielibyście recenzji? Interesują was rozwiązania komercyjne czy może samodzielne budowanie narzędzi? Dajcie znać w komentarzach!