Odcinek 85. Dwa zespoły PM-ów stają się jednym. Miejsce na Kanban! Rozmowa z Julią Korczak z Orange Polska

W najnowszym odcinku podcastu „Kanban przy kawie” goszczę Julię Korczak, Agile Coach z Orange Polska, która opowiedziała historię połączenia dwóch zespołów Project Managerów. To nie była typowa historia o wdrożeniu metodyki, to była opowieść o tym, jak praktyczne podejście do Kanbanu pomogło rozwiązać realne problemy ludzi w środowisku pracy ciągłej, którzy znaleźli się w procesie zmiany struktury.

Wyobraźcie sobie sytuację: dwa zespoły, które przez lata działały osobno, na własnych zasadach, z różnymi odpowiedzialnościami i narzędziami, nagle słyszą: „Od teraz jesteście jednym zespołem”. Brzmi prosto? W praktyce było zupełnie inaczej.

Jakie były wyzwania, z którymi się mierzyli?

Brak tożsamości zespołowej
Po fuzji każdy ciągnął kołderkę w swoją stronę. Nikt nie identyfikował się z nową komórką… Ludzie myślami wciąż byli w swoich macierzystych zespołach, tęskniąc za starą rzeczywistością.

Brak jasnego kierunku i celu
Chociaż cele strategiczne były komunikowane na wyższych szczeblach, zatrzymywały się one gdzieś na poziomie menadżera średniego szczebla. Zespół nie miał jasności co do priorytetów, więc każdy robił to, co sam uważał za słuszne. Byleby być zajętym.

Niska przejrzystość pracy
Brakowało jednego źródła prawdy pokazującego zajętość zespołu i kierunek działań. To miało poważne konsekwencje. Jakie? Nawet podczas procesów podwyżkowych trudno było wybronić decyzje, bo nie było pełnej świadomości tego, co dana osoba faktycznie robi.

Spotkanioza jako „rozwiązanie” problemu
Odpowiedzią na chaos stały się liczne spotkania, narzędzie do zbierania statusów i synchronizacji. Dzień bez kilku spotkań był dniem straconym. Problem? Te spotkania były długie, bez jasno zdefiniowanego celu i często… po prostu nudne.

Praca przypadkowa, a nie systematyczna
Każdy PM indywidualnie dawał sobie radę z własnym „ogródkiem”, ale patrząc globalnie – nic się nie spinało. Brak był spójnego modelu pracy, co odbijało się na efektywności całego zespołu.

Dlaczego Kanban?

Zanim przejdziemy do rozwiązania, warto odpowiedzieć na kluczowe pytanie: dlaczego akurat Kanban okazał się odpowiedzią na te problemy?

Charakterystyka pracy zespołu wskazywała na Kanban:

• Praca ciągła: zespół nie pracował w iteracjach nad produktem, tylko w trybie continuous flow, zarządzając wieloma projektami równocześnie.
• Zadania powtarzalne, ale niejednorodne: każdy projekt miał swoją specyfikę, ale proces był podobny. Dodatkowo zadania często były nieprzewidywalne i zmieniające się w czasie.
• Deadline’y i zależności: każde zadanie miało swój termin, a wiele z nich przechodziło przez inne zespoły i działy, co naturalnie generowało przestoje i blokery.
• Potrzeba lepszej widoczności: Kanban pozwalał lepiej widzieć cały przepływ pracy i eliminować blokady, skracając czas dostarczenia wartości.
• Elastyczność**: co najważniejsze, Kanban nie narzuca sztywnych rozwiązań – można go dostosować do rzeczywistych potrzeb zespołu.

Wszystkie znaki na niebie układały się w konstelację Kanbanu 🙂

Jak wdrażaliśmy zmiany – krok po kroku?

Zaczęliśmy od transparentnego nazwania tego, co nie działa – zarówno w zespole, jak i w całym procesie. To była taka „terapia szokowa”, która otworzyła furtkę do kompleksowego wsparcia.

Zespół zareagował na propozycję Kanbanu neutralnie, ale szybko okazało się, że poziom wiedzy był bardzo zróżnicowany. Przeprowadziliśmy szkolenie, aby wszyscy mieli jasną wizję tego, w którym kierunku zmierzamy

Stacjonarny warsztat z karteczkami i flipchart’ami pozwolił zespołowi wspólnie zrozumieć, jak praca przepływa od początku do końca (end-to-end). Zidentyfikowaliśmy także różne typy zadań i określiliśmy dla nich priorytety.

Rozwiązanie wypracowane analogowo scyfryzowaliśmy w Jirze – narzędziu powszechnie używanym w organizacji. Tablica Kanbanowa stała się naszym źródłem prawdy.

Zaciągnęliśmy menadżera na cykliczne spotkania zespołu – planowania strategiczne. Nie poprzestaliśmy jednak na jednym spotkaniu.

Przeanalizowaliśmy wszystkie spotkania zespołu i zadaliśmy pytanie: czy są potrzebne? Te, które zostały, przekształciliśmy w kadencje Kanbanowe, definiując cel i rezultat każdego z nich. Nie zapomnieliśmy oczywiście o retrospektywach – przestrzeni na ciągłe doskonalenie.

Po wdrożeniu tych zmian przeprowadziliśmy ankietę satysfakcji z nowego modelu pracy. Wynik? Bardzo pozytywny! Zespół zauważył różnicę i docenił zmiany. Co ważne – były to stosunkowo niewielkie usprawnienia, które jednak miały bardzo duży zasięg.

Jakieś rady?

Julia podzieliła się z nami czterema fundamentalnymi radami dla wszystkich, którzy stoją przed podobnym wyzwaniem:

Nie bój się nazywać rzeczy po imieniu

Odwaga w mówieniu na głos tego, co nie działa, to największy krok naprzód. To fundamentalna rada, którą warto wziąć głęboko do serca.

Nie wdrażaj wszystkiego naraz

Iteracyjne podejście pozwala zespołowi oswoić się ze zmianami, zrozumieć ich sens i przetestować rozwiązania. Zespół nie czuje się przeciążony i ma czas na adaptację.

Słuchaj aktywnie – nie tylko słuchaj, ale słysz

To, co mają do powiedzenia członkowie zespołu o swoich potrzebach i wyzwaniach, jest na tyle wartościowe, że nie można tego zastąpić żadnym modelem ani narzędziem. Odpowiadając na bieżące potrzeby, tworzysz rozwiązania, z którymi ludzie się identyfikują i które chcą współtworzyć.

Nie szukaj idealnego momentu

On nigdy nie nadejdzie. Najlepszy moment na zasadzenie drzewa to dwadzieścia lat temu albo dzisiaj. Warto po prostu zacząć tu i teraz, obserwować i stopniowo się doskonalić małymi krokami – ale do przodu.