Odcinek 69. Czy wszystkie zadania muszą przejść przez wszystkie kolumny?
Gość odcinka: Alicja Pasternak
Konstruując tablice Kanban bardzo często natrafiamy na pytanie: czy wszystkie zadania, szczególnie te różne, muszą przechodzić wszystkie kolumny na mojej tablicy?
Z takim pytaniem zgłosiła się do mnie Alicja Pasternak, która jako Digital Content Expert również praktykuje Kanban. Sprawdźmy w rozmowie z Alicją, jak poradzić sobie z takimi wyzwaniami.
Zróżnicowane zadania na tablicy
Są zespoły i specjaliści, którzy dostarczają tylko jeden rodzaj usługi. W przypadku takiej organizacji pracy tablice Kanban są zwykle bardzo proste. A co jeśli produkujesz bardzo różne elementy wartości dla swoich klientów np.:
- produkujesz wideo,
- przygotowujesz wcześniej wyceny,
- śledzisz umowy i faktury,
- pracujesz nad treściami tekstowymi
- albo tylko i wyłącznie nad kawałkiem produkcji, takim jak dodawanie napisów?
Jak mapować elementy przepływu?
W takim przypadku mapowanie procesu na tablicy Kanban powoduje, że dochodzimy do tytułowego pytania, w którym zastanawiamy się, czy wszystkie zadania, szczególnie te bardzo różne, muszą przechodzić przez wszystkie kolumny?
Odpowiedź jest prosta, chociaż ma kilka opcji realizacji. Przede wszystkim przepływ powinien odzwierciedlać to, co dzieje się z jednostką wartości. Jeśli więc jakiś krok przepływu (czy to aktywny, czy też pasywny) nie występują w cyklu życiowym takiego elementu, to taka kolumna może nie występować w ogóle.
W niektórych przypadkach może być też opcjonalna.
W narzędziach elektronicznych możemy często wprowadzić różnego rodzaju obostrzenia, które będą powodowały, że danego typu element nie da umieścić w danej kolumnie. Na tablicy fizycznej możemy po prostu wykreślić takie pola jako niedozwolone dla danego elementu.
Wizualizacja różnych zadań na tablicy
Tu pojawia się drugie pytanie – jeśli nasze zadania mają bardzo różną naturę i bardzo różny przepływ, to jak zwizualizować to na jednej tablicy?
W przypadku narzędzi elektronicznych bardzo często musimy pójść na pewien kompromis. W celu uniknięcia budowania dwóch lub więcej różnych tablic, staramy się ujednolicić przepływ nadając bardziej ogólnikowe, wspólne nazwy dla kolumn, które odpowiadają mniej więcej tej samej fazie w cyklu życia danego elementu.
Przykładem niech będzie kolumna o nazwie „wykonanie”. Wykonanie dla postprodukcji wideo będzie oznaczało coś innego niż dla napisania postu na blog, niemniej rozumiemy, że jest to mniej więcej ten sam etap, który pewnie poprzedza etap przygotowawczy (lub etap analizy), po którym następuje proces publikacji czy zbierania feedbacku.
Nieliczne bardziej zaawansowane narzędzia pomyślane czy skonstruowane z myślą o pracy w Kabanie pozwalają na swoich tablicach na umieszczenie dwóch lub nawet więcej serii nagłówków, tak więc różne elementy mogą przechodzić przez specyficzne dla siebie przepływy. Bezsprzeczną korzyścią jest to, że widzimy je na jednej wspólnej tablicy.
Kanban w pracy specjalisty treści cyfrowych
Gościnią w dzisiejszym odcinku jest Alicja Pasternak, która jest ekspertką w dziedzinie produkcji treści cyfrowych i od kilku lat jest producentką naszego podcastu „Kanban przy kawie”. Alicja na co dzień pracuje nie tylko ze mną, ale z wieloma innymi klientami, dla których prowadzi profesjonalne usługi tworzenia i obróbki treści na strony internetowe, platformy streamingowe audio-wideo czy social media (wideo, podcasty, grafiki, teksty, transkrypcje i napisy do wideo). Zapraszam Was do wysłuchania rozmowy z Alicją, z której dowiecie się więcej o jej pracy oraz o tym, jakie wyzwania oraz rozwiązania udało się jej znaleźć dzięki zastosowaniu Metody Kanban do zarządzania jej pracą.
Być może Ty lub Twój zespół zajmujecie się podobną branżą i również mogliby moglibyście skorzystać z dobrodziejstwa metody Kanban w celu zarządzania Waszą pracą. A może już tak robicie? Dajcie znać!