Odcinek 63. Zadania cykliczne i nieciągłe w Kanbanie

Nie wszystkie zadania, którym poświęcamy czas są niepowtarzalne i szybkie w realizacji. W pracy każdego specjalisty czy zespołu pojawiają się i takie, które są bardziej powtarzalne, konieczne jest ich realizacja co tydzień, Sprint czy miesiąc, a na dodatek część z nich ma nieciągłą naturę, a więc praca nad nimi może rozpościerać się np. na tydzień. Czy to oznacza, że ugrzęźniemy pod lawiną zadań, które będzie trzeba tworzyć i aktualizować? Na szczęście nie! Dowiedz się, co można wtedy zrobić.

Zadania cykliczne i nieciągłe, czyli co?

Zacznijmy od definicji, czym są zadania cykliczne oraz nieciągłe.

Jako zadania cykliczne rozumiem tutaj wszelkiego rodzaju aktywności, które być może są pojedynczymi elementami pracy albo takimi, które mają swoje składowe i które najczęściej musimy realizować w takiej samej częstotliwości. Przykładami mogą być: tygodniowy raport, przygotowanie do przeglądu sprintu, które będzie występowało z częstotliwością długości sprintu, miesięczne zestawienie faktur i dokumentów kosztowych, które musimy wysłać księgowym.

Przez zadania nieciągłe rozumiemy takie, które po rozpoczęciu zajmują jedną lub więcej osób, w sposób reaktywny czy dorywczy. Przykładem może być monitorowanie jakiegoś systemu, które może wymagać jednej lub kilku akcji w ciągu dnia, a osoba, która zajmuje się tym monitorowaniem, może być za to odpowiedzialna na przykład przez cały tydzień. Podobnie może być to odpowiedzialność odpowiadania na maile przychodzące do skrzynki kontaktowej, które danego dnia realizuje konkretny członek zespołu. Szczególnie w tym ostatnim przypadku obawiamy się często, że będziemy musieli tworzyć osobny „ticket” czy też zadanie na każdą taką akcję.

Zacznijmy od „dlaczego?”

Warto najpierw zastanowić się, dlaczego tego typu zadania warto w jakiś sposób wizualizować i śledzić. Przyczyn może być kilka i wymienię te, które widzę najczęściej jako leżące w interesie członków zespołu oraz zespołów.

• Pierwsza sprawa to przede wszystkim uświadomienie tego, że taka praca jest wykonywana i jej wizualizacja, nawet z grubsza, może spowodować, że nie zapomnimy o pewnych aktywnościach. Może być to właśnie przygotowanie raportu, który być może nie wszedł nam jeszcze w krew i o którym musimy pamiętać.
• Kolejnym powodem, dla którego możemy być zmuszeni śledzić tego typu zadania jest stworzenie jej dokumentacji dla innych członków zespołu innych zespołów, a być może również z powodu konieczności poddawania naszego procesu zewnętrznym audytom. Mówiąc wprost, musimy pokazać, że jakaś praca została wykonana, bo być może jesteśmy do niej zobligowani i chcemy to zrobić w najprostszy dla nas sposób.
• Trzecią przesłanką, która leży w interesie zespołu, jest uświadomienie, jak dużo czasu i aktywności, które często nie są dostrzegane (albo rozumiane jako praca tak zwana „na boku”) w rzeczywistości obejmuje czas netto pracy i naszego skupienia. Bardzo często zespoły w sposób jawny, również wizualnie, umawiają się na skupienie nad określonymi unikalnymi zadaniami, czy to w ramach sprintów, czy też bez nich. Natomiast zarówno w po stronie zamawiającej, jak i realizującej pracę brakuje świadomości, ile dodatkowych zadań administracyjnych, reaktywnych, komunikacyjnych zespół również musi zrealizować. Zebranie tego w postaci jakiegoś rejestru może być pomocne w celu określenia, jak wpływa to na nasz budżet czasu (capacity).

Jak to robić z sensem?

Często wśród członków zespołu lub specjalistów pojawia się strach, że konieczne będzie tworzenie niezależnych zadań na każdą taką czynność cykliczną lub nieciągłą.

W przypadku zadań cyklicznych, gdy mamy do czynienia z zadaniem złożonym z kilku lub kilkunastu mniejszych akcji, nie oznacza to, że musimy tworzyć zadania dla każdej z tych akcji osobno. Możemy zastosować przeniesienie pewnej złożoności na zadanie nadrzędne, które będzie miało wbudowaną w siebie checklistę checkboxów lub podzadania, które będziemy mogli rozpisać dla różnych osób i które będą pokazywały postęp pracy nad zadaniem nadrzędnym. Taka lista może być z upływem czasu odpowiednio rozwijana i ewoluować wraz z dojrzałością naszych procesów.

W przypadku zadań nieciągłych jednym z możliwych rozwiązań jest stworzenie zadania nadrzędnego, które umieścimy w kolumnie aktywnej, takiej jak „w toku” i zbudowanie jasnej zasady, że aktywności realizowane nad tym zadaniem będą do niego wpisywane do rejestru lub logowane jako podzadania tak, żebyśmy mieli jasność tego, co zostało zrobione i przez kogo (jeśli pracują nad tym różne osoby). Tak udokumentowane zadanie może mieć historię, w której będzie niewiele reakcji albo akcji podjętych. W związku z tym zadaniem, ale być może będzie rozwinięte o bardziej szczegółowy opis incydentów czy eskalacji, które musieliśmy w ramach tego zadania zrealizować. W obu przypadkach może być to wystarczające dokumentacja, by wystawić takie informacje stronie zamawiającej innemu zespołowi lub audytorowi.

A może z automatu?

W większości narzędzi śledzący służących do organizacji pracy takich jak Trello, Jira czy Microsoft Azure DevOps Możliwe jest tworzenie takich zadań prostych lub zawierających checklisty w sposób zautomatyzowany. Zdejmuje to z nas obowiązek tworzenia takich zadań ręcznie i służy jako kolejny przypominacz o rzeczach, które może nie najbardziej lubimy, ale które również musimy wykonywać.

Pomóż innym, podziel się!