Odcinek 51. Kanban w centrum usług wspólnych
Wracając z odcinkiem z mini-serii „Kanban w Twojej branży” dziś przestawimy historię Kasi Matysiak, która wraz ze swoimi współpracownikami wdrożyła elementy Metody Kanban w celu usprawnienia organizacji pracy Centrum Usług Wspólnych, czyli tzw. CUW lub nazywane z angielska shared services center. Chcesz wiedzieć, co zrobili i co udało się osiągnąć? Zapraszam!
Wyzwania w Centrum Usług Wspólnych? Jak w każdej firmie!
Centra usług wspólnych (CUW) to popularne w Polsce jednostki, które wspierają swoimi działaniami firmy matki lub całe grupy. Dzieje się tam dużo, bo takie organizacje potrafią liczyć nawet setki pracowników. Poza pracą operacyjną dużymi wyzwaniami jest choćby komunikacja wewnętrzna.
Poszukując usprawnień właśnie w tych obszarach bohaterka dzisiejszego case’u – Katarzyna Matysiak trafiła na metodę Kanban. Kasia, pracująca wówczas jako asystentka zarządu, sprowadziła do firmy warsztat, który miał pozwolić rozpoznać, na ile praktyki Kanbanu mogłyby pomóc. We wspomnianym warsztacie, który miałem przyjemność poprowadzić, wzięła udział kadra menedżerska, co z jednej strony podnosiło stawkę, ale też pokazywało zaangażowanie w sprawę na wszystkich poziomach organizacji. Niedługo po warsztacie zapadła decyzja, że warto tego spróbować i na pierwszy ogień pójdzie właśnie dział komunikacji wewnętrznej.
Od czego zacząć?
Zaczęliśmy wdrożenie od zmapowanie tego, co i w jaki sposób wędruje w organizacji, a więc po kanbaniarsku „usług”, jakie komunikacja wewnętrzna dostarczała całemu CUW. Były tu zadania regularne i powtarzalne, ale i specjalne przypadki. Po zrozumieniu zależności i tego, kto do czego i w jaki sposób kontrybuuje oraz po wyborze prostego narzędzia (Trello) zaczęło się wdrażanie i konsekwentne doskonalenie tablicy, elementów opisujących zadania, a nawet prostych automatyzacji.
Co dalej?
Mówiąc kolokwialnie rozwiązanie sprawdziło się na tyle, że zapadła decyzja o kolejnym wdrożeniu, które dotyczyło tym razem procesu delegacji zadań od zarządu do liderów różnych obszarów CUW.
Co udało się osiągnąć?
W obu przypadkach po pierwsze zredukowano wielokanałową, pełną szumu komunikację odbywającą się za pośrednictwem maili, komunikatorów czy współdzielonych plików na rzecz transparentnej tablicy, która stała się w obu przypadkach właściwym miejscem by szukać aktualnej informacji.
Po trwającej dwa miesiące implementacji i ewolucji uczestnicy procesu zgodnie potwierdzili:
- większy komfort pracy,
- poczucie poinformowania o stanie pracy,
- zmniejszenie korespondencji mailowej,
- zaangażowanie zarządu bezpośrednio w proces akceptacji,
- zdjęcie z Asystentki zarządu konieczności raportowania postępów,
Kim jest Kasia?
Przez kilkanaście lat miałam okazję obserwować, wspierać, koordynować i organizować pracę osób zarządzających firmami różnej wielkości, w różnych branżach, w międzynarodowych i wielokulturowych środowiskach.
Bardzo lubię pracę z ludźmi i dla ludzi, lubię mieć wizję i konsekwentnie dążyć do realizacji wyznaczonych celów.
Aktualnie realizuję się w obszarze projektowym – umiejętne zarządzanie zasobami, dobór odpowiednich narzędzi wspierających, poznawanie zwinnych metod to kierunek moich działań i dalszego rozwoju.
Ciekawe? Podziel się!
Tradycyjnie prośba o Waszą informację zwrotną. Jeśli historia Kasi o wdrożenia w CUW Veolia Cię zainteresowała, może masz pytania albo podobne doświadczenia daj znać. Z chęcią poznam i przedstawię inne wdrożenia na naszej „antenie”.
Jeśli uważasz, że historia ta może pomóc lub zainspirować kogoś u Ciebie w firmie wystarczy, że podeślesz jej link do tego wpisu. Dzięki!